Writing Business Memos
O que é um memorando de negócios? um memorando de negócios é um documento curto utilizado para transmitir informações dentro de uma organização. Os memorandos são caracterizados por serem breves, diretos e fáceis de navegar. São menos formais que as letras, mas devem manter um estilo profissional e sucinto. Muitas vezes, o propósito de um memorando de negócios é duplo: identificar um problema e propor uma solução. Outras vezes, memorandos podem fornecer ou solicitar informações factuais., memos de negócios são projetados para acomodar leitores ocupados que querem encontrar a informação que precisam do memo de forma rápida e fácil. Em escrever um memorando de negócios, você deve estruturar o seu memorando para acomodar três tipos de leitores:
- quem ler apenas o resumo executivo
- Aqueles que percorra todo o memorando para seus pontos-chave e alguns detalhes que eles estão interessados em
- quem leu todo o documento para os detalhes que suporte seus principais reclamações ou recomendações
tenha em mente que esses leitores podem ter diferentes efeitos em ler o memorando., Muitas vezes, os leitores precisam tomar decisões políticas e de ação com base nas recomendações. Outros podem querer obter informações específicas (elementos de prova) necessárias para compreender e justificar as decisões políticas e de Acção. Os leitores também podem querer ter uma noção de sua capacidade profissional e julgamento.ao determinar o objectivo e a audiência do seu memorando, pergunte-se: quem é o destinatário pretendido deste memorando? O que quero que o destinatário faça depois de ler o memorando? Que informações o destinatário estará procurando no memorando?, Este tipo de perguntas irá ajudar a orientar o seu conteúdo, estrutura e opções de estilo. como escrevo um memorando de negócios eficaz?
Como indicado acima, um memorando de negócio eficaz é breve, direto e fácil de navegar. As seguintes cinco estratégias de escrita ajudam os leitores a navegar pelos memorandos de negócios de forma fácil e rápida:
- apresente primeiro o ponto principal. Esta pode ser a orientação mais importante sobre a estrutura e conteúdo dos memorandos. Os leitores devem compreender rapidamente o conteúdo e o significado do memorando., Se os leitores têm uma pergunta ou problema, eles querem saber a resposta ou solução imediatamente—se os leitores querem mais informações, eles podem continuar lendo. Por outras palavras, os pormenores de apoio devem seguir o ponto principal ou a conclusão, não precedendo-A.mantenha um estilo profissional e sucinto. O estilo da sua escrita deve ser apropriado para o seu público: neste caso, o seu público é o seu chefe, seus colegas de trabalho, ou ambos. Então, seu estilo deve ser profissional, direto, cordial e fácil de ler. Para alcançar tal estilo, use frases curtas e ativas., Evite o jargão e linguagem pretensiosa. Manter um tom positivo ou neutro; evitar linguagem negativa, se possível. Além de tornar memos mais fácil de ler, um estilo de escrita profissional também melhora a credibilidade do escritor.
- crie uma linha de assunto muito específica para dar ao leitor uma ideia imediata do assunto e propósito do memo (ou mensagem). A linha de assunto deve orientar o leitor para o assunto e finalidade do memorando e fornecer uma referência útil para a apresentação e revisão rápida., Suponha, por exemplo, que você estava escrevendo para solicitar autorização e financiamento para uma viagem de negócios. Você evitaria uma linha de assunto geral como “Convenção do editor” ou “viagem à conferência AWP” em favor de algo mais específico como ” pedido de fundos: conferência AWP.”O último exemplo contaria ao leitor o assunto e o que ela estava sendo convidada a fazer sobre isso.
- forneça um resumo ou uma visão geral dos pontos principais, especialmente se o memorando for mais do que uma página., Muitas vezes referida como um sumário executivo, o primeiro parágrafo de um longo memorando ou mensagem serve estas funções:
- Apresenta as principais solicitação, recomendação ou conclusão
- Resume, em seguida, pré-visualiza os principais fatos, argumentos e provas
- Previsões a estrutura e a ordem das informações apresentadas no restante do memorando
- Como a linha de assunto, o resumo fornece uma rápida visão geral da finalidade e conteúdo do memo. O leitor utiliza – o para orientar uma rápida primeira leitura e subsequentes revisões rápidas.,
- Use recursos de formato, tais como títulos, para sinalizar a estrutura e orientar os leitores para a informação que eles estão procurando. Os títulos fornecem um esboço do memorando, permitindo ao leitor ver rapidamente quais são os principais tópicos ou pontos e onde encontrá-los no memorando. Fazer as rubricas paralelas entre si e tão específicas quanto possível. Outras características de formato que a estrutura do sinal e leitores guia incluem parágrafos curtos e blocos de texto, listas definidas por entalhes, números ou balas, ou uso generoso de espaço branco para guiar o olho.,embora o formato de um memo possa variar de uma organização para outra, o título padrão consiste numa série de linhas claramente marcadas que transmitem informações-chave sobre o conteúdo do memo e a sua distribuição., A seguir, são elementos padrão de um memorando de cabeçalho:
Data: A data em que o memorando é distribuído
Para: pessoa(s) a quem é primariamente dirigida
(às vezes com o título de trabalho)
cc: Nome(s) da pessoa que recebe uma cópia
(às vezes com o título de trabalho)
De: Nome do escritor, geralmente seguido por seu/sua
manuscritas iniciais (às vezes com o título de trabalho)
Assunto: ou Re: declaração Concisa do memorando tópico