lorsque votre entreprise a besoin de travail ou de fournitures de sociétés extérieures, le succès de votre entreprise dépend de l’affinage de votre processus de demande de proposition (RFP). Sans un processus de demande de propositions efficace en place, vous passerez plus de temps et d’argent à trouver des entreprises qui peuvent faire le travail en dehors de la capacité de votre entreprise.
Si vous suivez un processus efficace de DP, vous serez bien en avance sur vos concurrents pour attirer les entreprises qui veulent travailler avec vous.,
qu’est Ce qu’une demande de proposition?
Une demande de proposition est un document qui sollicite des propositions d’organisations externes ou d’entrepreneurs pour fournir un produit ou un service., Des exemples d’appels d’offres incluent des entreprises de détail sollicitant des agences de publicité pour créer des campagnes publicitaires, des organisations à but non lucratif cherchant de l’aide pour la rédaction de subventions et des organisations gouvernementales demandant des propositions d’entrepreneurs pour la construction d’Immeubles municipaux.
étant donné qu’il existe un large éventail d’applications pour le processus de DP, il n’existe pas de formule exacte pour réussir dans tous les contextes.,
étapes du processus de DP
bien qu’il n’y ait pas de formule infaillible, suivre les étapes de demande de proposition décrites ci—dessous vous mettra sur la bonne voie-en particulier parce que vous pouvez personnaliser chaque étape pour votre organisation particulière, en utilisant Lucidchart pour visualiser et documenter votre flux de travail spécifique
constituer votre équipe
la première des étapes du processus de demande de propositions consiste à établir l’équipe responsable de la DP. Cette équipe devrait comprendre les principaux intervenants, la personne qui rédigera réellement la DP, les parties qui examineront la DP., Le chef de projet s’assure que le processus de DP reste sur la bonne voie, respecte les délais et évite les obstacles potentiels.
établir un calendrier
Après avoir constitué votre équipe, rassemblez tout le monde pour établir un calendrier pour le processus de DP—quand toute recherche nécessaire devrait être faite, quand la première ébauche de DP devrait être terminée, quand les principaux intervenants doivent examiner la ébauche, quand la DP finale devrait être envoyée et quand vous devriez cesser de répondre. Utilisez Lucidchart pour documenter le calendrier et le flux de processus de demande de proposition pour que tout le monde puisse le voir.,
écrivez la RFP
avec des délais établis, le membre de l’équipe affecté pour rédiger la DP peut alors faire toute recherche nécessaire et rédiger la DP., Une DP réussie devrait suivre cette structure pour illustrer pleinement ce qui est attendu de ceux qui répondront à votre DP:
Introduction
comme tout document Professionnel, votre DP devrait inclure une introduction qui jette les bases de la demande à suivre tout en résumant rapidement ce que le lecteur trouvera dans le reste du document.
expliquez qui vous êtes en tant qu’organisation, ce que vous voulez réaliser avec la DP, et fournissez un résumé du travail nécessaire en quelques points principaux, y compris la date d’échéance pour les propositions., Les entreprises qui voient la DP et sont intéressées à fournir des produits ou des services liront, et les entreprises avec des produits ou des services qui ne s’appliquent pas sauront arrêter de lire.
Informations générales
donnez des informations générales sur votre organisation, vos objectifs et les projets similaires que vous avez réalisés dans le passé. Cette section donnera aux entrepreneurs potentiels une idée de qui vous êtes et de ce que vous représentez. Incluez également les coordonnées et les informations générales sur les personnes de votre entreprise qui examineront les propositions.,
description détaillée du projet
expliquez maintenant le travail que vous devez faire ou les produits que vous devez obtenir. Si vous faites une demande de propositions pour des services, vous voudrez inclure une portée de travail détaillant les tâches spécifiques à exécuter et les résultats attendus.
exigences relatives aux propositions
vous trouverez ici les informations dont vous avez besoin dans les propositions soumises. Cette section est essentiellement un manuel d’instructions pour les entreprises qui répondront à votre DP, leur indiquant votre méthode de réponse préférée.,
attentes
Cette section décrit ce que votre entreprise attend des fournisseurs en termes de communication, de prix, de travail en temps opportun et d’autres facteurs importants qui peuvent aider à éliminer les propositions terne. En incluant des informations sur votre budget disponible,vous pouvez également réduire les clients potentiels qui travaillent à des prix plus élevés.
critères de sélection
expliquez clairement dans votre demande de proposition les critères utilisés pour déterminer le soumissionnaire retenu., Avec cette explication, vous recevrez de meilleures propositions plus ciblées-et cela facilitera votre processus de décision si les fournisseurs ne répondent pas à ces critères.
échéanciers
les échéanciers nécessaires comprennent non seulement la date d’échéance des propositions, mais aussi les dates d’échéance auxquelles un contrat doit être signé et quand les travaux ou les fournitures doivent être livrés. Vous pouvez également inclure un calendrier de paiement qui fonctionne pour votre entreprise. Vous pouvez utiliser Lucidchart pour concevoir une chronologie (similaire au modèle illustré ci-dessus) pour les livrables.,
distribuez la DP
Une fois que vous avez rempli la DP et l’avez examinée avec tous les intervenants clés, distribuez-la aux répondants potentiels. Actuellement, la méthode recommandée est de créer une page Web de projet qui contient toutes les informations pertinentes, y compris une version téléchargeable de vos documents de DP. Envoyez un e-mail fournissant un aperçu général aux fournisseurs potentiels et un lien vers la page Web du projet contenant la demande de propositions plus détaillée. Assurez-vous d’inclure les délais pertinents et les coordonnées de retour dans toute correspondance.,
revoir les réponses
Si vous avez suivi le processus jusqu’à présent, les réponses devraient affluer. Il est temps de passer en revue les propositions que vous avez reçues. En utilisant les critères que vous avez détaillés dans votre DP, configurez un système de notation lié à votre projet particulier, y compris le prix, pour évaluer les réponses. Une fois que vous l’avez réduit à deux ou trois fournisseurs potentiels en évaluant leurs propositions, vous voudrez probablement vous rencontrer en personne pour avoir une meilleure idée de chaque fournisseur de services et affiner votre choix.,
Négocier et de signer un contrat
la Sélection d’un fournisseur n’est pas la fin du processus. Une fois que vous avez trouvé la meilleure solution parmi les propositions et les réunions, vous devez encore négocier les conditions—non seulement le prix, mais aussi les livrables et les échéanciers—et conclure une entente définitive avec un contrat. Tant que les deux parties n’ont pas convenu d’un contrat, le processus de demande de propositions n’est pas terminé. Vous pourriez avoir à revenir à l’étape précédente si vous ne pouvez pas accepter les termes. Une fois que les lignes proverbiales en pointillés ont été signées, cependant, le processus est terminé et la relation fournisseur commence.,
utiliser Lucidchart pour rationaliser votre processus de demande de propositions
tout au long du processus de demande de propositions, vous voudrez tout garder correctement documenté et organisé—et pendant que vous rédigez la demande de propositions elle-même, incluez des graphiques et des diagrammes qui démontrent ce que votre entreprise recherche.
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