Když se vaše podnikání vyžaduje práce nebo dodávky od externích firem, úspěch vaší společnosti závisí na zdokonalení vaší žádost pro návrh (RFP) proces. Bez efektivního RFP procesu na místě, budete trávit více času a peněz najít společnosti, které mohou dělat práci mimo schopnosti vaší společnosti.
Pokud budete postupovat podle efektivního procesu RFP, budete před svými konkurenty v přilákání podniků, které s vámi chtějí pracovat.,
Co je to žádost o ruku?
žádost o návrh je dokument, který vybízely návrhy od vnějších organizací nebo dodavatelů poskytovat zboží nebo služby., Příklady Rfp patří maloobchodní podniky žádají reklamní agentury na vytvoření reklamní kampaně, neziskové organizace, kteří hledají pomoc s grant psaní, a vládní organizace žádající návrhy od dodavatelů pro obecní stavby.
protože existuje široká škála aplikací pro proces RFP, neexistuje přesný vzorec pro úspěch v každém nastavení.,
RFP kroky procesu
Zatímco není tam žádný spolehlivý vzorec, v návaznosti na žádost o návrh pokynů uvedených níže, bude vám na správné cestě—zejména proto, že můžete přizpůsobit každý krok pro váš konkrétní organizace, pomocí Lucidchart vizualizovat a dokumentovat své specifické pracovní postupy podél cesty.
sestavte svůj tým
prvním krokem žádosti o návrh procesu je vytvoření týmu odpovědného za RFP. Tento tým by měl zahrnovat klíčové zúčastněné strany, osobu, která skutečně navrhne RFP, strany, které přezkoumají RFP., Projektový manažer zajišťuje, aby proces RFP zůstal na trati, dodržoval termíny a vyhýbal se potenciálním zátarasům.
Vytvořit časovou osu
Po sestavení svého týmu, aby všichni společně vytvořit harmonogram RFP proces—při jakékoli nezbytné výzkum by mělo být provedeno, když první RFP návrh by měl být dokončen, když klíčové zainteresované subjekty musí přezkoumat návrh, když poslední RFP by měly být rozeslány, a kdy byste měli přestat užívat odpovědí. Použijte Lucidchart dokumentovat časovou osu a žádost o návrh procesu toku pro každého vidět.,
Napsat RFP
Pomocí časové osy založena, člen týmu přidělen napsat RFP pak může dělat všechny nezbytné výzkum a návrhy, RFP., Úspěšné RFP by měla následovat tato struktura plně ilustrují to, co se očekává od těch, kteří budou reagovat na vaše RFP:
Úvod
stejně Jako všechny profesionální dokumentu RFP by měl obsahovat úvod, který klade základ pro žádost sledovat a zároveň rychle shrneme-li to, co čtenář najde ve zbytku dokumentu.
Vysvětlete, kdo jste jako organizace, co chcete dosáhnout s RFP, a poskytnout souhrn práce potřebné v několika hlavních bodech, včetně termín pro předkládání návrhů., Společnosti, které viděl na RFP a mají zájem na poskytování produktů nebo služeb, bude číst dál, a ty společnosti, s výrobky nebo služby, které neplatí, bude vědět, přestat číst.
základní informace
poskytují zázemí pro vaši organizaci, vaše cíle a podobné projekty, které jste v minulosti provedli. Tato část poskytne potenciálním dodavatelům představu o tom, kdo jste a za čím stojíte. Také zahrnují kontaktní informace a základní informace o lidech ve vaší společnosti, kteří budou přezkoumávat návrhy.,
podrobný popis projektu
nyní vysvětlete, jakou práci potřebujete udělat nebo produkty, které potřebujete získat. Pokud děláte RFP pro služby, budete chtít zahrnout rozsah práce podrobně konkrétní povinnosti, které mají být provedeny a očekávané výsledky.
požadavky na návrh
zde podrobně uvádíte požadované informace v předložených návrzích. Tato část je v podstatě návod k použití pro společnosti, které budou reagovat na RFP, říkat jim preferovanou metodu odezvy.,
Očekávání
Tento oddíl popisuje, co vaše firma očekává od dodavatelů z hlediska komunikace, cena, včasné práci, a další důležité faktory, které mohou pomoci, aby se zbavili nevýrazného návrhy. Zahrnutím informací o dostupném rozpočtu můžete také zúžit potenciální klienty, kteří pracují na vyšších cenových bodech.
výběrová kritéria
ve vaší žádosti o návrh jasně vysvětlete kritéria použitá k určení vítězného uchazeče., S tímto vysvětlením obdržíte lepší, cílenější návrhy-a usnadní vám to proces rozhodování, pokud prodejci nesplní tato kritéria.
časové osy
nezbytné lhůty zahrnují nejen datum splatnosti návrhů, ale také datum splatnosti, do kterého musí být smlouva podepsána a kdy by měly být dodány práce nebo dodávky. Možná budete také chtít zahrnout platební plán, který funguje pro vaše podnikání. Lucidchart můžete použít k návrhu časové osy (podobně jako výše uvedená šablona) pro výstupy.,
Distribuovat RFP
Jakmile jste dokončili RFP a přezkoumány všechny hlavní zúčastněné strany, distribuovat potenciálních respondentů. V současné době je doporučeným způsobem vytvoření webové stránky projektu, která obsahuje všechny relevantní informace, včetně stahovatelné verze vašich dokumentů RFP. Pošlete e-mail s širokým přehledem potenciálním prodejcům a odkazem na webovou stránku projektu obsahující podrobnější RFP. Nezapomeňte zahrnout příslušné termíny a vrátit kontaktní informace do veškeré korespondence.,
recenze
Pokud jste postupovali až do tohoto bodu, odpovědi by se měly nalévat. Je čas přezkoumat návrhy, které jste obdrželi. Pomocí kritérií, která jste podrobně popsali ve svém RFP, nastavte bodovací systém související s vaším konkrétním projektem, včetně ceny, pro vyhodnocení odpovědí. Jakmile to zúžíte na dva nebo tři potenciální dodavatele vyhodnocením jejich návrhů, pravděpodobně se budete chtít osobně setkat, abyste získali lepší pocit pro každého poskytovatele služeb a dále zúžili výběr.,
vyjednat a podepsat smlouvu
výběr dodavatele není konec procesu. Jakmile jste našli nejvhodnější z návrhů a schůzek, stále musíte vyjednat podmínky—nejen cenu, ale také dodávky a časové osy—a dospět ke konečné dohodě se smlouvou. Dokud se obě strany nedohodnou na smlouvě, žádost o návrh není u konce. Možná se budete muset vrátit k předchozímu kroku, pokud nemůžete souhlasit s podmínkami. Jakmile příslovečné tečkované čáry byly podepsány, ačkoli, proces je uzavřen a vztah dodavatele začíná.,
Použití Lucidchart zefektivnit vaše RFP proces
v Celém rozsahu žádosti, návrh procesu, budete chtít, aby vše řádně dokumentovány a uspořádány—a jak píšeš RFP sám, obsahují grafy a diagramy, které ukazují, co vaše firma hledá.
přihlaste se k bezplatnému účtu a pomocí Lucidchartu vytvořte vývojové diagramy, kontrolní seznamy a další, aby váš proces RFP probíhal hladce než kdykoli předtím.