Wenn Ihr Unternehmen Arbeit oder Lieferungen von externen Unternehmen benötigt, hängt der Erfolg Ihres Unternehmens davon ab, den RFP-Prozess (Request for Proposal) zu verfeinern. Ohne einen effektiven RFP-Prozess verbringen Sie zusätzliche Zeit und Geld damit, Unternehmen zu finden, die die Arbeit außerhalb der Fähigkeiten Ihres Unternehmens erledigen können.
Wenn Sie einen effizienten RFP-Prozess verfolgen, sind Sie Ihren Mitbewerbern bei der Gewinnung von Unternehmen, die mit Ihnen zusammenarbeiten möchten, weit voraus.,
Was ist eine Angebotsanfrage?
Eine Angebotsanfrage ist ein Dokument, das Vorschläge von externen Organisationen oder Auftragnehmern zur Bereitstellung einer Ware oder Dienstleistung einholt., Beispiele für RFPs sind Einzelhandelsunternehmen, die Werbeagenturen auffordern, Werbekampagnen zu erstellen, gemeinnützige Organisationen, die Unterstützung beim Schreiben von Zuschüssen suchen, und Regierungsorganisationen, die Vorschläge von Auftragnehmern für den kommunalen Hochbau anfordern.
Da es für den RFP-Prozess ein breites Anwendungsspektrum gibt, gibt es in jeder Einstellung keine exakte Erfolgsformel.,
RFP-Prozessschritte
Es gibt zwar keine narrensichere Formel, aber wenn Sie der unten beschriebenen Anforderung für Vorschlagsschritte folgen, sind Sie auf dem richtigen Weg—insbesondere, weil Sie jeden Schritt für Ihre Organisation anpassen können, indem Sie Lucidchart verwenden, um Ihren spezifischen Workflow unterwegs zu visualisieren und zu dokumentieren.
Stellen Sie Ihr Team zusammen
Der erste Schritt der Anfrage nach Vorschlagsprozessen besteht darin, das für das RFP verantwortliche Team einzurichten. Dieses Team sollte wichtige Stakeholder einbeziehen, die Person, die die RFP tatsächlich entwerfen wird, die Parteien, die die RFP überprüfen werden., Der Projektmanager stellt sicher, dass der RFP-Prozess auf Kurs bleibt, Termine einhält und potenzielle Hindernisse vermeidet.
Entwickeln Sie einen Zeitplan
Bringen Sie nach der Zusammenstellung Ihres Teams alle zusammen, um einen Zeitplan für den RFP—Prozess festzulegen-wenn alle erforderlichen Nachforschungen angestellt werden sollten, wenn der erste RFP-Entwurf abgeschlossen sein sollte, wenn wichtige Stakeholder den Entwurf überprüfen müssen, wenn der endgültige RFP gesendet werden sollte und wenn Sie aufhören sollten, Antworten zu nehmen. Verwenden Sie Lucidchart, um die Zeitleiste zu dokumentieren und einen Prozessablauf anzufordern, den jeder sehen kann.,
Schreiben Sie den RFP
Wenn Zeitlinien festgelegt sind, kann das Mitglied des Teams, das dem RFP zugewiesen ist, alle erforderlichen Recherchen durchführen und den RFP entwerfen., Ein erfolgreicher RFP sollte dieser Struktur folgen, um vollständig zu veranschaulichen, was von denen erwartet wird, die auf Ihren RFP reagieren:
Einführung
Wie jedes professionelle Dokument sollte Ihr RFP eine Einführung enthalten, die eine Grundlage für die folgende Anforderung legt und gleichzeitig schnell zusammenfasst, was der Leser im Rest des Dokuments finden wird.
Erklären Sie, wer Sie als Organisation sind, was Sie mit dem RFP erreichen möchten, und geben Sie in einigen Hauptpunkten eine Zusammenfassung der erforderlichen Arbeit, einschließlich des Fälligkeitsdatums für Vorschläge., Unternehmen, die den RFP sehen und an der Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen interessiert sind, lesen weiter, und Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen anbieten, die nicht gelten, müssen mit dem Lesen aufhören.
Hintergrundinformationen
Geben Sie Hintergrundinformationen zu Ihrer Organisation, Ihren Zielen und ähnlichen Projekten an, die Sie in der Vergangenheit durchgeführt haben. Dieser Abschnitt gibt potenziellen Auftragnehmern eine Vorstellung davon, wer Sie sind und wofür Sie stehen. Fügen Sie auch Kontaktinformationen und Hintergrundinformationen zu den Personen in Ihrem Unternehmen hinzu, die Vorschläge prüfen.,
Detaillierte Beschreibung des Projekts
Erklären Sie nun, welche Arbeit Sie erledigen müssen oder welche Produkte Sie erhalten müssen. Wenn Sie einen RFP für Dienste ausführen, sollten Sie einen Arbeitsumfang angeben, in dem bestimmte auszuführende Aufgaben und die erwarteten Ergebnisse aufgeführt sind.
Anforderungen an Vorschläge
Hier finden Sie die Informationen, die Sie in eingereichten Vorschlägen benötigen. Dieser Abschnitt ist im Grunde eine Bedienungsanleitung für Unternehmen, die auf Ihren RFP reagieren und ihnen Ihre bevorzugte Antwortmethode mitteilen.,
Erwartungen
Dieser Abschnitt beschreibt, was Ihr Unternehmen von Anbietern in Bezug auf Kommunikation, Preis, rechtzeitige Arbeit und andere wichtige Faktoren erwartet, die dazu beitragen können, glanzlose Vorschläge auszusortieren. Durch die Einbeziehung von Informationen zu Ihrem verfügbaren Budget können Sie auch potenzielle Kunden eingrenzen, die zu höheren Preisen arbeiten.
Auswahlkriterien
Erläutern Sie in Ihrer Angebotsanfrage klar die Kriterien, anhand derer der Gewinner ermittelt wird., Mit dieser Erklärung erhalten Sie bessere, gezieltere Vorschläge—und es erleichtert Ihren Entscheidungsprozess, wenn Anbieter diese Kriterien nicht erfüllen.
Fristen
Die erforderlichen Fristen umfassen nicht nur das Fälligkeitsdatum für Vorschläge, sondern auch die Fälligkeitstermine, bis zu denen ein Vertrag unterzeichnet werden muss und wann Arbeiten oder Lieferungen geliefert werden sollen. Möglicherweise möchten Sie auch einen Zahlungsplan hinzufügen, der für Ihr Unternehmen funktioniert. Sie können Lucidchart verwenden, um eine Zeitleiste (ähnlich der oben gezeigten Vorlage) für die Bereitstellung zu entwerfen.,
Verteilen Sie den RFP
Nachdem Sie den RFP abgeschlossen und mit allen wichtigen Stakeholdern überprüft haben, verteilen Sie ihn an potenzielle Befragte. Derzeit wird empfohlen, eine Projektwebseite zu erstellen, die alle relevanten Informationen enthält, einschließlich einer herunterladbaren Version Ihrer RFP-Dokumente. Senden Sie eine E-Mail, die potenziellen Anbietern einen umfassenden Überblick bietet, und verlinken Sie auf die Projektwebseite mit dem detaillierteren RFP. Achten Sie darauf, relevante Fristen und Rücksendekontaktinformationen in alle Korrespondenz aufzunehmen.,
Antworten überprüfen
Wenn Sie den Prozess bis zu diesem Punkt verfolgt haben, sollten die Antworten eingegeben werden. Es ist Zeit, die Vorschläge, die Sie erhalten haben, zu überprüfen. Richten Sie anhand der Kriterien, die Sie in Ihrem RFP angegeben haben, ein Bewertungssystem ein, das sich auf Ihr bestimmtes Projekt bezieht, einschließlich des Preises, um Antworten zu bewerten. Sobald Sie es durch die Bewertung ihrer Vorschläge auf zwei oder drei potenzielle Anbieter eingegrenzt haben, Sie werden sich wahrscheinlich persönlich treffen wollen, um ein besseres Gefühl für jeden Dienstleister zu bekommen und Ihre Auswahl weiter einzugrenzen.,
Vertrag aushandeln und unterzeichnen
Die Auswahl eines Anbieters ist nicht das Ende des Prozesses. Sobald Sie aus den Vorschlägen und Besprechungen die beste Lösung gefunden haben, müssen Sie immer noch Bedingungen aushandeln—nicht nur den Preis, sondern auch die Ergebnisse und Fristen—und eine endgültige Vereinbarung mit einem Vertrag treffen. Bis sich beide Seiten auf einen Vertrag geeinigt haben, ist der Antragstellungsprozess noch nicht beendet. Möglicherweise müssen Sie zum vorherigen Schritt zurückkehren, wenn Sie den Bedingungen nicht zustimmen können. Sobald die sprichwörtlich gepunkteten Linien jedoch signiert wurden, wird der Prozess abgeschlossen und die Lieferantenbeziehung beginnt.,
Verwenden Sie Lucidchart, um Ihren RFP-Prozess zu optimieren
Während des gesamten Request for Proposal—Prozesses möchten Sie alles ordnungsgemäß dokumentiert und organisiert halten-und während Sie den RFP selbst schreiben, fügen Sie Diagramme und Diagramme hinzu, die zeigen, wonach Ihr Unternehmen sucht.
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