Når virksomheten krever arbeid eller materialer fra eksterne selskaper, suksess for din bedrift avhenger av raffinering din forespørsel for forslaget (RFP) prosess. Uten en effektiv RFP prosessen i sted, vil du tilbringe ekstra tid og penger på å finne selskaper som kan gjøre arbeidet utenfor bedriftens evne.
Hvis du følger en effektiv RFP prosessen, vil du være godt foran dine konkurrenter i å tiltrekke bedrifter som ønsker å jobbe med deg.,
Hva er en forespørsel om forslaget?
En forespørsel for forslaget er et dokument som innhente forslag fra eksterne organisasjoner, eller leverandører til å levere en vare eller tjeneste., Eksempler på RFPs inkluderer detaljhandel bedrifter som anmoder reklamebyråer for å lage annonsekampanjer, for nonprofit organisasjoner som søker hjelp med å gi skriftlig, og offentlige organisasjoner ber om forslag fra entreprenører for kommunal bygging.
Fordi det er et bredt spekter av programmer for RFP prosess, det er ingen eksakt formel for suksess i hver innstilling.,
RFP prosessen trinn
Mens det ikke er noen idiotsikker formel, følgende om forslaget trinnene nedenfor vil sette deg på rett spor—spesielt fordi du kan tilpasse hvert trinn for din organisasjon, ved hjelp av Lucidchart til å visualisere og dokumentere bestemt arbeidsflyt underveis.
lag ditt team
Den første av anmodning om forslag prosessen trinn er å etablere teamet som er ansvarlig for RFP. Dette teamet bør omfatte sentrale interessenter, er den personen som faktisk utkast til RFP partene som vil gå gjennom RFP., Prosjektleder sørger for at RFP prosessen opphold på sporet, overholder frister, og unngår potensielle veisperringer.
Utvikle en tidslinje
Etter at du har satt ditt team, få alle sammen til å etablere en tidslinje for RFP prosess—når alle nødvendige undersøkelser som bør gjøres, når den første RFP utkast skal være gjennomført, når viktige interessenter behov for å vurdere utkast, når den endelige RFP skal være sendt ut, og når du skal slutte å ta respons. Bruk Lucidchart å dokumentere tidslinjen og be om forslag prosessen flyt for alle å se.,
Skriv RFP
Med tidslinjer etablert, medlem av teamet som er tilordnet til å skrive RFP kan deretter gjøre nødvendige undersøkelser og utkast av RFP., En vellykket RFP bør følge denne strukturen fullt illustrere hva som er forventet fra dem som skal svare på dine RFP:
Innledning
som en hvilken Som helst profesjonell dokument, RFP bør inneholde en innledning som legger grunnlaget for anmodningen til følge, mens også raskt oppsummere hva leseren vil finne i resten av dokumentet.
Forklar hvem du er som organisasjon, hva du ønsker å oppnå med RFP, og gi en oppsummering av det arbeidet som er nødvendig i et par viktigste punktene, herunder tidsfrist for forslag., Selskaper som ser RFP og er interessert i å tilby produkter eller tjenester vil lese på, og de selskaper med produkter eller tjenester som ikke gjelder vil vite å slutte å lese.
Bakgrunnsinformasjon
Gi bakgrunn for din organisasjon, dine mål, og lignende prosjekter du har gjort i fortiden. Denne delen vil gi potensielle entreprenører et inntrykk av hvem du er og hva du står for. Også inkludere kontaktinformasjon og bakgrunnsinformasjon om folk i bedriften som vil gjennomgå forslag.,
Detaljert beskrivelse av prosjekt
Nå forklare hva arbeidet du trenger utført eller produkter du trenger for å oppnå. Hvis du gjør en RFP for tjenestene, vil du ønsker å ta med et omfang av arbeid detaljering bestemte oppgaver som skal utføres og de forventede resultater.
Forslaget om krav
Her får du i detalj den informasjonen du trenger i innsendt forslag. Denne delen er i utgangspunktet en bruksanvisning for selskaper som vil svare til dine RFP, fortelle dem din foretrukne svar-metoden.,
Forventninger
Dette avsnittet beskriver hva bedriften forventer fra leverandører i form av kommunikasjon, pris, tidsriktig arbeid, og andre viktige faktorer som kan bidra til å luke ut dårlige forslag. Ved å inkludere informasjon om tilgjengelige økonomiske, du kan også begrense antall potensielle klienter som arbeider på høyere pris poeng.
kriterier for Valg
Forklar tydelig i din forespørsel for forslaget kriteriene brukes for å bestemme vinnende budgiver., Med denne forklaringen, vil du motta en bedre, mer målrettet forslag—og det vil gjøre din beslutning om prosessen enklere hvis leverandører som ikke oppfyller disse kriteriene.
Tidslinjer
det er Nødvendig tidslinjer omfatter ikke bare på grunn av dato for forslag, men også på grunn av datoer som en kontrakt som må signeres og når arbeidet eller rekvisita som skal leveres. Du kan også være lurt å inkludere en betalingsplan som passer for din bedrift. Du kan bruke Lucidchart å designe en tidslinje (lik malen som vist ovenfor) for leveransen.,
Distribuere RFP
Når du har fullført RFP og anmeldt det med alle viktige interessenter, distribuere det til potensielle respondenter. I dag, er den anbefalte måten er å lage et prosjekt web-side som inneholder alle relevante opplysninger, herunder en nedlastbar versjon av RFP-dokumenter. Send ut en e-post med en bred oversikt til potensielle leverandører, og link til prosjektet webside som inneholder mer detaljerte RFP. Sørg for å inkludere relevante frister og retur kontakt info i all korrespondanse.,
Gjennomgang svar
Hvis du har fulgt prosessen opp til dette punktet, tiltakene bør være å strømme inn. Det er tid til å vurdere de forslagene du har fått. Ved hjelp av kriteriene du detaljert i RFP, sette opp et scoring system som er relatert til ditt prosjekt, inkludert pris, for å evaluere tiltak. Når du har snevret det ned til to eller tre potensielle leverandører ved å evaluere sine forslag, vil du sannsynligvis ønske å møte i person for å få en bedre følelse for hver enkelt tjenesteleverandør, og videre innskrenke dine valg.,
Forhandle og undertegne en kontrakt
Velge en leverandør er ikke slutten av prosessen. Når du har funnet det som passer best fra forslag og møter, du fortsatt trenger å forhandle uttrykk—ikke bare pris, men også ytelsen og tidslinjer—og kommer til en endelig avtale med en kontrakt. Til begge parter har blitt enige om en kontrakt, avtale for forslaget prosessen er ikke over. Du må kanskje gå tilbake til forrige trinn hvis du ikke godtar vilkårene. Når den velkjente stiplede linjer har blitt undertegnet, selv om prosessen er sluttført, og leverandøren forholdet begynner.,
ved Hjelp av Lucidchart å effektivisere RFP prosess
Hele sin helhet forespørsel til forslaget prosessen, vil du ønsker å holde alt skikkelig dokumentert og organisert—og som du skriver den RFP seg selv, inkluder kart og diagrammer som viser hva bedriften er ute etter.
Registrer deg for en gratis konto, og bruk Lucidchart å lage flytskjema, sjekklister, og mer å gjøre din RFP prosess kjøre mer jevnt enn noen gang før.