gdy Twoja firma wymaga pracy lub dostaw od firm zewnętrznych, sukces Twojej firmy zależy od udoskonalenia procesu zapytania ofertowego (RFP). Bez skutecznego procesu zapytania ofertowego poświęcisz dodatkowy czas i pieniądze na znalezienie firm, które mogą wykonywać pracę poza możliwościami Twojej firmy.
jeśli zastosujesz skuteczny proces zapytania ofertowego, będziesz znacznie wyprzedzać konkurencję w przyciąganiu firm, które chcą z Tobą współpracować.,
Co to jest zapytanie ofertowe?
zapytanie ofertowe jest dokumentem, w którym pozyskuje się propozycje od organizacji zewnętrznych lub wykonawców w celu dostarczenia towaru lub usługi., Przykładami zapytań ofertowych są firmy detaliczne zachęcające agencje reklamowe do tworzenia kampanii reklamowych, organizacje non-profit poszukujące pomocy w pisaniu dotacji oraz organizacje rządowe zwracające się o propozycje od wykonawców budowy budynków komunalnych.
ponieważ istnieje szeroki zakres zastosowań dla procesu RFP, nie ma dokładnej formuły sukcesu w każdym ustawieniu.,
etapy procesu zapytania ofertowego
chociaż nie ma niezawodnej formuły, następujące kroki zapytania ofertowego opisane poniżej ustawią Cię na właściwej ścieżce—zwłaszcza, że możesz dostosować każdy krok do konkretnej organizacji, używając Lucidchart do wizualizacji i dokumentowania określonego przepływu pracy po drodze.
skompletuj swój zespół
pierwszym etapem procesu zapytania ofertowego jest ustalenie zespołu odpowiedzialnego za zapytanie ofertowe. Zespół ten powinien obejmować kluczowych interesariuszy, osobę, która faktycznie opracuje RFP, strony, które dokonają przeglądu RFP., Kierownik projektu upewnia się, że proces zapytania ofertowego przebiega zgodnie z planem, dotrzymuje terminów i unika potencjalnych blokad.
opracuj oś czasu
Po zebraniu zespołu połącz wszystkich, aby ustalić oś czasu dla procesu RFP—kiedy należy wykonać wszelkie niezbędne badania, kiedy należy ukończyć pierwszy szkic RFP, kiedy kluczowi interesariusze muszą przejrzeć szkic, kiedy należy wysłać ostateczną odpowiedź RFP i kiedy należy zaprzestać przyjmowania odpowiedzi. Użyj Lucidchart do udokumentowania osi czasu i przepływu procesu żądania propozycji dla wszystkich, aby zobaczyć.,
napisz RFP
z ustalonymi osiami czasu, przypisany członek zespołu aby napisać RFP, można wykonać wszelkie niezbędne badania i szkic RFP., Pomyślne zapytanie ofertowe powinno być zgodne z tą strukturą, aby w pełni zilustrować, czego oczekuje się od tych, którzy będą odpowiadać na twoje zapytanie ofertowe:
wprowadzenie
podobnie jak każdy profesjonalny dokument, Twoje zapytanie ofertowe powinno zawierać wprowadzenie, które kładzie podwaliny pod żądanie, a także szybkie podsumowanie tego, co czytelnik znajdzie w pozostałej części dokumentu.
wyjaśnij, kim jesteś jako organizacja, co chcesz osiągnąć za pomocą zapytania ofertowego i przedstaw podsumowanie potrzebnych prac w kilku głównych punktach, w tym termin składania wniosków., Firmy, które widzą zapytanie ofertowe i są zainteresowane dostarczaniem produktów lub usług, będą czytać dalej, a firmy z produktami lub usługami, które nie mają zastosowania, będą wiedzieć, aby przestać czytać.
podstawowe informacje
podaj informacje o swojej organizacji, celach i podobnych projektach, które wykonałeś w przeszłości. Ta sekcja da potencjalnym kontrahentom wyobrażenie, kim jesteś i za czym stoisz. Dołącz również informacje kontaktowe i podstawowe informacje o osobach w Twojej firmie, które będą przeglądać propozycje.,
szczegółowy opis projektu
teraz wyjaśnij, jakie prace trzeba wykonać lub produkty trzeba uzyskać. Jeśli wykonujesz zapytanie ofertowe dotyczące usług, będziesz chciał zawrzeć zakres prac określający konkretne obowiązki do wykonania i oczekiwane wyniki.
wymagania dotyczące wniosków
tutaj znajdziesz informacje, których potrzebujesz w złożonych wnioskach. Ta sekcja jest w zasadzie instrukcją dla firm, które odpowiedzą na twoje zapytanie ofertowe, informując je o preferowanej metodzie odpowiedzi.,
oczekiwania
w tej sekcji opisano, czego Twoja firma oczekuje od dostawców w zakresie komunikacji, ceny, terminowej pracy i innych ważnych czynników, które mogą pomóc pozbyć się słabych propozycji. Zamieszczając informacje na temat dostępnego budżetu, możesz również zawęzić potencjalnych klientów, którzy pracują w wyższych cenach.
kryteria wyboru
jasno wyjaśnij w swoim wniosku o ofertę kryteria stosowane do określenia zwycięskiego oferenta., Dzięki temu wyjaśnieniu otrzymasz lepsze, bardziej ukierunkowane propozycje—i ułatwi to proces decyzyjny, jeśli dostawcy nie spełniają tych kryteriów.
terminy
terminy niezbędne obejmują nie tylko termin składania ofert, ale także terminy, do których należy podpisać umowę i kiedy należy dostarczyć prace lub dostawy. Możesz również dołączyć harmonogram płatności, który działa dla Twojej firmy. Możesz użyć Lucidchart do zaprojektowania osi czasu (podobnej do szablonu pokazanego powyżej)dla rezultatów.,
roześlij zapytanie ofertowe
Po zakończeniu zapytania ofertowego i przejrzeniu go ze wszystkimi kluczowymi interesariuszami roześlij go potencjalnym respondentom. Obecnie zalecanym sposobem jest stworzenie strony internetowej projektu, która zawiera wszystkie istotne informacje, w tym wersję dokumentów RFP do pobrania. Wyślij wiadomość e-mail z szerokim przeglądem potencjalnych dostawców i link do strony internetowej projektu zawierającej bardziej szczegółowe zapytanie ofertowe. Pamiętaj, aby uwzględnić odpowiednie terminy i dane kontaktowe do zwrotu w całej korespondencji.,
odpowiedzi na recenzję
Jeśli do tej pory śledziłeś proces, odpowiedzi powinny być napływające. Nadszedł czas, aby przejrzeć propozycje, które otrzymałeś. Korzystając z kryteriów podanych w zapytaniu ofertowym, skonfiguruj system punktacji związany z konkretnym projektem, w tym cenę, w celu oceny odpowiedzi. Po zawężeniu go do dwóch lub trzech potencjalnych dostawców, oceniając ich propozycje, prawdopodobnie będziesz chciał spotkać się osobiście, aby lepiej poznać każdego dostawcę usług i jeszcze bardziej zawęzić wybór.,
Negocjuj i podpisuj umowę
wybór sprzedawcy nie jest końcem procesu. Po znalezieniu najlepszego dopasowania z propozycji i spotkań nadal musisz negocjować warunki – nie tylko cenę, ale także rezultaty i terminy-i dojść do ostatecznego porozumienia z umową. Dopóki obie strony nie uzgodnią umowy, proces składania wniosków nie zostanie zakończony. Być może będziesz musiał wrócić do poprzedniego kroku, jeśli nie możesz zgodzić się na warunki. Po podpisaniu przysłowiowych linii przerywanych proces zostaje zakończony i rozpoczyna się relacja sprzedawcy.,
korzystając z Lucidchart, aby usprawnić proces zapytania ofertowego
w całym procesie zapytania ofertowego będziesz chciał zachować wszystko właściwie udokumentowane i zorganizowane—a podczas pisania samego zapytania ofertowego Dołącz wykresy i diagramy, które pokazują, czego szuka Twoja firma.
zarejestruj darmowe konto i użyj Lucidchart do tworzenia schematów blokowych, list kontrolnych i innych, aby proces zapytania ofertowego działał płynniej niż kiedykolwiek wcześniej.