atunci Când afacerea dvs. necesită o muncă sau bunuri de la companii din afara, succesul companiei tale depinde de rafinare cerere de propunere (RFP) proces. Fără un proces eficient RFP în loc, veți petrece timp suplimentar și bani găsirea companii care pot face munca în afara capacității companiei dumneavoastră.dacă urmați un proces de RFP eficient, veți fi cu mult înaintea concurenților dvs. în atragerea întreprinderilor care doresc să lucreze cu dvs.,
Ce este o cerere de propunere?
o cerere de ofertă este un document care solicită propuneri din partea organizațiilor sau contractanților externi pentru a furniza o marfă sau un serviciu., Exemple de RFPs includ întreprinderi de vânzare cu amănuntul solicitarea de agențiile de publicitate pentru a crea campanii de publicitate, organizații non-profit care caută asistență scris de grant, și organizațiile guvernamentale care solicită propuneri de la contractori pentru municipale, construcții de clădiri.deoarece există o gamă largă de aplicații pentru procesul RFP, nu există o formulă exactă pentru succes în fiecare setare.,
RFP etape de proces
în Timp ce nu există nici o formula foarte simplu de manevrat, în urma cererii de propuneri pașii descriși mai jos va stabili pe calea cea bună—mai ales pentru că puteți personaliza fiecare pas pentru organizația dumneavoastră special, folosind Lucidchart de a vizualiza și de documente specifice fluxului de lucru de-a lungul drum.
asamblați-vă echipa
primul dintre pașii procesului de solicitare a propunerii este stabilirea echipei responsabile pentru RFP. Această echipă ar trebui să includă părțile interesate cheie, persoana care va elabora efectiv RFP, părțile care vor revizui RFP., Managerul de proiect se asigură că procesul RFP rămâne pe drumul cel bun, respectă termenele și evită potențialele blocaje rutiere.
elaborați o cronologie
după asamblarea echipei, reuniți—i pe toți pentru a stabili o cronologie pentru procesul RFP-când ar trebui să se facă orice cercetare necesară, când primul proiect RFP ar trebui finalizat, când părțile interesate cheie trebuie să revizuiască proiectul, când RFP final ar trebui trimis și când ar trebui să încetați să luați răspunsuri. Utilizați Lucidchart pentru a documenta cronologia și cererea pentru fluxul de proces propunere pentru toată lumea pentru a vedea.,
Scrie RFP
Cu termenele stabilite, membru al echipei desemnate să scrie RFP pot face apoi orice cercetare necesare și proiectul RFP., Un RFP de succes ar trebui să urmeze această structură pentru a ilustra pe deplin ceea ce se așteaptă de la cei care vor răspunde la RFP dvs.:
Introducere
ca orice document profesional, RFP dvs. ar trebui să includă o introducere care pune bazele cererii de urmat, rezumând rapid ceea ce cititorul va găsi în restul documentului.explicați cine sunteți ca organizație, ce doriți să obțineți cu RFP și furnizați un rezumat al lucrărilor necesare în câteva puncte principale, inclusiv data scadentă pentru propuneri., Companiile care văd RFP și sunt interesate să furnizeze produse sau servicii vor citi mai departe, iar acele companii cu produse sau servicii care nu se aplică vor ști să nu mai citească.
informații de fundal
furnizați informații despre organizația dvs., obiectivele dvs. și proiectele similare pe care le-ați făcut în trecut. Această secțiune va oferi potențialilor contractori o idee despre cine ești și ce reprezintă. De asemenea, includeți informații de contact și informații de fond despre persoanele din compania dvs. care vor examina propunerile.,
descrierea detaliată a proiectului
acum explicați ce lucru trebuie făcut sau produsele pe care trebuie să le obțineți. Dacă faceți o cerere de ofertă pentru servicii, veți dori să includeți un domeniu de activitate care să detalieze sarcinile specifice care trebuie îndeplinite și rezultatele așteptate.
cerințe privind propunerile
aici detaliați informațiile de care aveți nevoie în propunerile trimise. Această secțiune este de fapt un manual de instrucțiuni pentru companiile care vor răspunde la RFP, spunându-le metoda de răspuns preferată.,această secțiune descrie ceea ce așteaptă afacerea dvs. de la furnizori în ceea ce privește comunicarea, prețul, munca în timp util și alți factori importanți care pot ajuta la eliminarea propunerilor slabe. Prin includerea informațiilor despre bugetul dvs. disponibil, puteți, de asemenea, să restrângeți potențialii clienți care lucrează la puncte de preț mai mari.
criterii de selecție
explicați clar în cererea dvs. de propunere criteriile utilizate pentru a determina ofertantul câștigător., Cu această explicație, veți primi propuneri mai bune și mai bine direcționate—și vă va ușura procesul de decizie dacă vânzătorii nu îndeplinesc aceste criterii.termenele necesare includ nu numai data scadentă pentru propuneri, ci și datele scadente până la care trebuie semnat un contract și când trebuie livrate lucrările sau consumabilele. De asemenea, poate doriți să includeți un program de plată care funcționează pentru afacerea dvs. Puteți utiliza Lucidchart pentru a proiecta o cronologie (similar cu șablonul prezentat mai sus) pentru livrabile.,după ce ați completat RFP și ați revizuit-o cu toate părțile interesate cheie, distribuiți-o potențialilor respondenți. În prezent, modul recomandat este să creați o pagină web a proiectului care să conțină toate informațiile relevante, inclusiv o versiune descărcabilă a documentelor RFP. Trimiteți un e-mail care oferă o imagine de ansamblu largă potențialilor furnizori și link către pagina web a proiectului care conține RFP mai detaliat. Asigurați-vă că includeți termenele relevante și returnați informațiile de contact în toată corespondența.,
Review responses
Dacă ați urmărit procesul până în acest moment, răspunsurile ar trebui să fie turnarea în. Este timpul să revizuiți propunerile pe care le-ați primit. Folosind criteriile pe care le-ați detaliat în RFP, configurați un sistem de notare legat de proiectul dvs. special, inclusiv prețul, pentru a evalua răspunsurile. Odată ce ați redus-o la doi sau trei potențiali furnizori prin evaluarea propunerilor lor, probabil că veți dori să vă întâlniți personal pentru a vă simți mai bine pentru fiecare furnizor de servicii și pentru a restrânge în continuare alegerea.,
negocierea și semnarea unui contract
selectarea unui furnizor nu este sfârșitul procesului. Odată ce ați găsit cea mai bună potrivire a propunerilor și întâlnirilor, trebuie să negociați termenii—nu numai prețul, ci și rezultatele și termenele—și să ajungeți la un acord final cu un contract. Până când ambele părți nu au convenit asupra unui contract, procesul de solicitare a propunerii nu s-a încheiat. S-ar putea să trebuiască să reveniți la pasul anterior dacă nu puteți fi de acord cu Termenii. Odată ce liniile punctate proverbiale au fost semnate, deși, procesul este încheiat și relația furnizor începe.,
Utilizarea Lucidchart pentru a eficientiza RFP proces
de-a Lungul întregii cereri de propuneri de proces, veți dori să păstrați totul documentate în mod corespunzător și organizat—și ca scrii RFP în sine, include grafice și diagrame care să demonstreze ceea ce compania dumneavoastră este în căutarea pentru.înregistrează-te pentru un cont gratuit și de a folosi Lucidchart pentru a crea diagrame, liste de verificare, și mai mult pentru a face procesul RFP rula mai lin decât oricând înainte.