cuando su negocio requiere trabajo o suministros de empresas externas, el éxito de su empresa depende de refinar su proceso de solicitud de propuesta (RFP). Sin un proceso de RFP efectivo en su lugar, pasará tiempo y dinero extra buscando empresas que puedan hacer el trabajo fuera de la capacidad de su empresa.
Si sigues un proceso de RFP eficiente, estarás muy por delante de tus competidores en atraer empresas que quieran trabajar contigo.,
¿qué es una solicitud de propuesta?
una solicitud de propuesta es un documento que solicita propuestas de organizaciones o contratistas externos para proporcionar un producto o servicio., Ejemplos de RFP incluyen negocios minoristas que solicitan agencias de publicidad para crear campañas publicitarias, organizaciones sin fines de lucro que buscan ayuda con la redacción de subvenciones y organizaciones gubernamentales que solicitan propuestas de contratistas para la construcción de edificios municipales.
debido a que hay una amplia gama de aplicaciones para el proceso de RFP, no hay una fórmula exacta para el éxito en cada configuración.,
pasos del proceso de RFP
Si bien no hay una fórmula infalible, seguir los pasos de solicitud de propuesta descritos a continuación lo pondrá en el camino correcto, especialmente porque puede personalizar cada paso para su organización en particular, utilizando Lucidchart para visualizar y documentar su flujo de trabajo específico a lo largo del camino.
montar su equipo
el primero de los pasos del proceso de solicitud de propuesta es establecer el equipo responsable de la RFP. Este equipo debe incluir a las partes interesadas clave, la persona que redactará realmente la solicitud de propuestas, las partes que revisarán la solicitud de propuestas., El gerente de proyecto se asegura de que el proceso de RFP se mantenga en el camino, cumpla con los plazos y evite posibles obstáculos.
desarrolle una línea de tiempo
después de reunir a su equipo, reúna a todos para establecer una línea de tiempo para el proceso de solicitud de propuestas: cuándo se debe realizar cualquier investigación necesaria, cuándo se debe completar el primer borrador de solicitud de propuestas, cuándo las partes interesadas clave deben revisar el borrador, cuándo se debe enviar la solicitud de propuestas final y cuándo debe dejar de tomar respuestas. Utilice Lucidchart para documentar la línea de tiempo y el flujo del proceso de solicitud de propuesta para que todos lo vean.,
escriba la RFP
con las líneas de tiempo establecidas, el miembro del equipo asignado para escribir la RFP puede entonces hacer cualquier investigación necesaria y redactar la RFP., Una RFP exitosa debe seguir esta estructura para ilustrar completamente lo que se espera de aquellos que responderán a su RFP:
Introducción
al igual que cualquier documento profesional, su RFP debe incluir una introducción que sienta las bases para la solicitud a seguir, mientras que también resume rápidamente lo que el lector encontrará en el resto del documento.
explique quién es usted como organización, qué quiere lograr con la solicitud de propuestas y proporcione un resumen del trabajo necesario en algunos puntos principales, incluida la fecha límite para las propuestas., Las empresas que vean la solicitud de propuestas y estén interesadas en proporcionar productos o servicios seguirán leyendo, y aquellas empresas con productos o servicios que no apliquen sabrán que deben dejar de leer.
información de antecedentes
proporcione antecedentes sobre su organización, sus objetivos y proyectos similares que haya realizado en el pasado. Esta sección le dará a los contratistas potenciales una idea de quién es usted y lo que representa. También incluya información de contacto e información de antecedentes sobre las personas de su empresa que revisarán las propuestas.,
descripción detallada del proyecto
ahora explique qué trabajo necesita hacer o qué productos necesita obtener. Si está haciendo una solicitud de propuestas para servicios, querrá incluir un alcance de trabajo que detalle las tareas específicas que se realizarán y los resultados esperados.
requisitos de la propuesta
Aquí puede detallar la información que necesita en las propuestas presentadas. Esta sección es básicamente un manual de instrucciones para las empresas que responderán a su RFP, diciéndoles su método de respuesta preferido.,
expectativas
Esta sección describe lo que su negocio espera de los proveedores en términos de Comunicación, Precio, trabajo oportuno y otros factores importantes que pueden ayudar a eliminar las propuestas deslucidas. Al incluir información sobre su presupuesto disponible, también puede reducir los clientes potenciales que trabajan a precios más altos.
criterios de selección
explique claramente en su solicitud de propuesta los criterios utilizados para determinar el postor ganador., Con esta explicación, recibirá propuestas mejores y más específicas, y facilitará su proceso de decisión si los proveedores no cumplen con estos criterios.
cronogramas
los cronogramas necesarios incluyen no solo la fecha de vencimiento de las propuestas, sino también las fechas de vencimiento en las que debe firmarse un contrato y cuándo deben entregarse los trabajos o suministros. También puede incluir un calendario de pagos que funcione para su negocio. Puede usar Lucidchart para diseñar una línea de tiempo (similar a la plantilla que se muestra arriba) para entregables.,
distribuya la RFP
Una vez que haya completado la RFP y la haya revisado con todas las partes interesadas clave, distribúyala entre los posibles encuestados. Actualmente, la forma recomendada es crear una página web del proyecto que contenga toda la información relevante, incluida una versión descargable de sus documentos RFP. Envíe un correo electrónico que proporcione una visión general a los posibles proveedores, y enlace a la página web del proyecto que contiene la solicitud de propuestas más detallada. Asegúrese de incluir los plazos pertinentes y devolver la información de contacto en toda la correspondencia.,
repasa las respuestas
si has seguido el proceso hasta este punto, las respuestas deberían estar llegando. Es hora de revisar las propuestas que has recibido. Usando los criterios que detalló en su solicitud de propuestas, configure un sistema de puntuación relacionado con su proyecto en particular, incluido el precio, para evaluar las respuestas. Una vez que lo haya reducido a dos o tres proveedores potenciales al evaluar sus propuestas, probablemente querrá reunirse en persona para tener una mejor idea de cada proveedor de servicios y reducir aún más su elección.,
negociar y firmar un contrato
Seleccionar un proveedor no es el final del proceso. Una vez que haya encontrado el mejor ajuste de las propuestas y reuniones, todavía necesita negociar los términos, no solo el precio, sino también los entregables y los plazos, y llegar a un acuerdo final con un contrato. Hasta que ambas partes hayan acordado un contrato, el proceso de solicitud de propuestas no ha terminado. Es posible que tenga que volver al paso anterior si no puede aceptar los Términos. Sin embargo, una vez que se han firmado las proverbiales líneas punteadas, el proceso concluye y comienza la relación con el proveedor.,
usando Lucidchart para optimizar su proceso de RFP
a lo largo de todo el proceso de solicitud de propuesta, querrá mantener todo debidamente documentado y organizado, y mientras escribe la RFP en sí, incluya gráficos y diagramas que demuestren lo que su empresa está buscando.
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