Kun yrityksesi vaatii työtä tai tarvikkeita ulkopuolelta yrityksiä, menestys yrityksesi riippuu tarkentaa tarjouspyynnön (RFP) – prosessi. Ilman tehokasta RFP prosessi paikallaan, sinun viettää ylimääräistä aikaa ja rahaa löytää yrityksiä, jotka voivat tehdä työtä ulkopuolella oman yrityksen valmiudet.
Jos seuraat tehokasta RFP-prosessia, olet selvästi edellä kilpailijoitasi houkutellessasi yrityksiä, jotka haluavat työskennellä kanssasi.,
Mikä on tarjouspyynnön?
pyyntö ehdotus on asiakirja, joka hakee ehdotuksia ulkopuolisten järjestöjen tai alihankkijoille hyödyke tai palvelu., Esimerkkejä RFPs ovat vähittäiskaupan yrityksiä pyytämällä mainostoimistot luoda mainoskampanjoita, kaupallisille organisaatioille, jotka hakevat apua myöntää kirjallisesti, ja hallitus järjestöt pyytää ehdotuksia urakoitsijat kunnan rakentamiseen.
koska RFP-prosessille on laaja valikoima sovelluksia, ei ole tarkkaa kaavaa onnistumiselle kaikissa asetuksissa.,
RFP-prosessin vaiheet
Vaikka ei ole idioottivarma kaava pyynnöstä, joka koskee ehdotusta alla olevia ohjeita asettaa sinut oikealla tiellä—erityisesti, koska voit mukauttaa kunkin vaiheen oman erityisesti organisaation käyttämällä Lucidchart visualisoida ja dokumentoida tietyn työnkulun matkan varrella.
Koota joukkue
ensimmäinen pyyntö ehdotuksen prosessin vaiheet on luoda joukkue vastuussa RFP. Työryhmään olisi kuuluttava keskeiset sidosryhmät, henkilö, joka laatii alueellisen KALASTUKSENHOITOSOPIMUKSEN, osapuolet, jotka tarkastelevat alueellista KALASTUKSENHOITOSUUNNITELMAA., Projektipäällikkö varmistaa, että RFP-prosessi pysyy raiteillaan, noudattaa määräaikoja ja välttää mahdollisia tiesulkuja.
Kehittää aikajana
sen Jälkeen, kun kokoonpano joukkue, tuoda kaikki yhdessä luoda aikajana RFP prosessi—tarvittavat tutkimus olisi tehtävä, kun ensimmäinen RFP luonnoksen pitäisi olla valmis, kun keskeiset sidosryhmät täytyy tarkastella ehdotusta, kun lopullinen RFP tulisi lähettää pois, ja kun pitäisi lopeta vastauksia. Käytä Lucidchart dokumentoida Aikajana ja pyyntö ehdotusprosessin virtaus kaikille nähdä.,
Kirjoita RFP
Kanssa aikataulut perustettu, ryhmän jäsen määritetty kirjoittaa RFP voi sitten tehdä tarvittavat tutkimus-ja luonnos RFP., Onnistunut RFP tulisi noudattaa tätä rakennetta täysin havainnollistaa, mitä on odotettavissa niiltä, jotka tulee vastata RFP:
Johdanto
Kuten kaikki ammatillinen asiakirja, RFP olisi sisällettävä johdanto, jossa määritellään perusta pyynnön seurata, kun myös nopeasti yhteenveto, mitä lukija löytää muun asiakirjan.
Selitä kuka olet organisaationa, mitä haluat saavuttaa kanssa RFP, ja antaa yhteenveto työtä tarvitaan muutaman pääkohdat, mukaan lukien eräpäivä ehdotuksia., Yritykset, jotka näkevät RFP: n ja ovat kiinnostuneita tuotteiden tai palvelujen tarjoamisesta, lukevat eteenpäin, ja ne yritykset, joilla on tuotteita tai palveluja, jotka eivät koske, tietävät lopettaa lukemisen.
Taustatiedot
Tarjota tausta, organisaatio, tavoitteet, ja vastaavia projekteja olet tehnyt aiemmin. Tämä osio antaa mahdollisille urakoitsijoille käsityksen siitä, kuka olet ja mitä edustat. Sisältää myös yhteystietoja ja taustatietoja yrityksenne henkilöistä, jotka tarkastelevat ehdotuksia.,
yksityiskohtainen kuvaus hankkeesta
kerro nyt, mitä työtä sinun on tehtävä tai mitä tuotteita sinun on hankittava. Jos teet RFP palveluja, haluat sisällyttää työn laajuus yksityiskohtaisesti erityisiä tehtäviä suoritetaan ja odotettuja tuloksia.
Ehdotus vaatimukset
Tässä sinulle yksityiskohtaisia tietoja tarvitset ehdotuksia. Tämä osio on pohjimmiltaan käyttöohje yrityksille, jotka reagoivat RFP, kertoa heille ensisijainen vastaus-menetelmällä.,
Odotukset
Tässä osiossa esitellään, mitä yrityksesi odottaa toimittajilta kannalta viestintä, hinta, oikea-aikainen työ, ja muita tärkeitä tekijöitä, jotka voivat auttaa karsia lattea ehdotuksia. Lisäämällä tietoa käytettävissä olevasta budjetista voit myös rajata mahdollisia asiakkaita, jotka työskentelevät korkeammilla hinnoilla.
valintakriteerit
selittävät ehdotuspyynnössänne selvästi kriteerit, joita käytetään voittaneen tarjoajan määrittämiseen., Tällä selityksellä saat parempia, kohdennetumpia ehdotuksia—ja se helpottaa päätöksentekoprosessia, jos myyjät eivät täytä näitä kriteerejä.
määräajat
tarvittavat määräajat sisältävät ehdotusten eräpäivän lisäksi eräpäivät, joihin mennessä sopimus on allekirjoitettava ja milloin työt tai tarvikkeet on toimitettava. Voit myös haluta sisällyttää maksuaikataulun, joka toimii yrityksesi. Voit käyttää Lucidchart suunnitella aikajanan (samanlainen kuin malli edellä) toimittajille.,
Jaa RFP
Kun olet suorittanut RFP ja tarkistetaan sen kaikkien keskeisten sidosryhmien kanssa, jakaa sen mahdollisista vastaajista. Tällä hetkellä suositeltava tapa on luoda project web sivu että taloa kaikki asiaankuuluvat tiedot, mukaan lukien ladattava versio RFP asiakirjoja. Lähetä sähköpostia, joka tarjoaa laajan yleiskuvan mahdollisille myyjille, ja linkki projektin verkkosivulle, joka sisältää yksityiskohtaisemman RFP: n. Muista sisällyttää asiaankuuluvat määräajat ja palauttaa yhteystiedot kaikessa kirjeenvaihdossa.,
Review responses
Jos olet seurannut prosessia tähän asti, vastaukset pitäisi kaataa. On aika tarkistaa saamasi ehdotukset. Perusteita käyttäen sinulle yksityiskohtaista RFP, perustettiin pisteytysjärjestelmä, jotka liittyvät tiettyyn hankkeeseen, mukaan lukien hinta, arvioida vastauksia. Kun olet rajannut sen kahteen tai kolmeen potentiaaliseen myyjään arvioimalla ehdotuksiaan, haluat luultavasti tavata henkilökohtaisesti saadaksesi paremman tuntuman jokaiseen palveluntarjoajaan ja kaventamaan valintaasi.,
neuvottele ja allekirjoita sopimus
myyjän valinta ei ole prosessin loppu. Kun olet löytänyt paras sovi ehdotuksia ja kokoukset, sinun pitää vielä neuvotella—ei vain hinta, vaan myös tavoitteita ja aikatauluja ja tulla lopullinen sopimus on sopimus. Ennen kuin molemmat osapuolet ovat sopineet sopimuksesta, ehdotusprosessia koskeva pyyntö ei ole ohi. Voit joutua palaamaan edelliseen vaiheeseen, jos et voi hyväksyä ehtoja. Kun sananparren pisteviivat on kuitenkin allekirjoitettu, prosessi on päättynyt ja myyjäsuhde alkaa.,
Käyttämällä Lucidchart virtaviivaistaa teidän RFP-prosessi
Koko kokonaisuudessaan tarjouspyynnön prosessi, sinun kannattaa pitää kaikki asianmukaisesti dokumentoitu ja järjestetty, ja kuten kirjoitat RFP itse, sisällyttää kaavioita ja kaavioita, jotka osoittavat, mitä yritys etsii.
Rekisteröidy ilmainen tili, ja käyttää Lucidchart luoda vuokaaviot, tarkistuslistat, ja enemmän, jotta RFP prosessi ajaa tasaisemmin kuin koskaan ennen.