Quando la tua azienda richiede lavoro o forniture da società esterne, il successo della tua azienda dipende dal perfezionamento del processo di richiesta di proposta (RFP). Senza un efficace processo di RFP in atto, spenderai più tempo e denaro per trovare aziende che possono svolgere il lavoro al di fuori delle capacità della tua azienda.
Se segui un processo RFP efficiente, sarai ben più avanti dei tuoi concorrenti nell’attrarre aziende che vogliono lavorare con te.,
Che cos’è una richiesta di proposta?
Una richiesta di proposta è un documento che sollecita proposte da organizzazioni esterne o appaltatori per fornire una merce o un servizio., Esempi di RFP includono le imprese al dettaglio che sollecitano agenzie pubblicitarie per creare campagne pubblicitarie, organizzazioni senza scopo di lucro che cercano assistenza con la scrittura di sovvenzioni e organizzazioni governative che richiedono proposte da parte di appaltatori per la costruzione di edifici comunali.
Poiché esiste una vasta gamma di applicazioni per il processo RFP, non esiste una formula esatta per il successo in ogni impostazione.,
Fasi del processo RFP
Anche se non esiste una formula infallibile, seguendo le fasi di richiesta di proposta descritte di seguito ti metterai sulla strada giusta, soprattutto perché puoi personalizzare ogni passo per la tua particolare organizzazione, utilizzando Lucidchart per visualizzare e documentare il tuo flusso di lavoro specifico lungo il percorso.
Assembla il tuo team
La prima delle fasi del processo di richiesta di proposta è stabilire il team responsabile della RFP. Questa squadra dovrebbe includere le parti interessate chiave, la persona che redigerà effettivamente la RFP, le parti che esamineranno la RFP., Il project manager si assicura che il processo RFP rimanga in pista, rispetti le scadenze ed eviti potenziali blocchi stradali.
Sviluppa una timeline
Dopo aver assemblato il tuo team, riunisci tutti per stabilire una timeline per il processo RFP—quando dovrebbero essere fatte tutte le ricerche necessarie, quando la prima bozza di RFP dovrebbe essere completata, quando i principali stakeholder devono rivedere la bozza, quando dovrebbe essere inviata la RFP finale e quando dovresti smettere di prendere risposte. Utilizzare Lucidchart per documentare la timeline e la richiesta di flusso di processo proposta per tutti di vedere.,
Scrivere il RFP
Con la tempistica prevista, il membro del team incaricato di scrivere la RFP per fare le necessarie ricerche e redigere la RFP., Una RFP di successo dovrebbe seguire questa struttura per illustrare pienamente ciò che ci si aspetta da coloro che risponderanno alla tua RFP:
Introduzione
Come qualsiasi documento professionale, la tua RFP dovrebbe includere un’introduzione che pone le basi per la richiesta da seguire e allo stesso tempo riassumere rapidamente ciò che il lettore troverà nel
Spiega chi sei come organizzazione, cosa vuoi ottenere con la RFP e fornisci una sintesi del lavoro necessario in alcuni punti principali, inclusa la data di scadenza per le proposte., Le aziende che vedono la RFP e sono interessate a fornire prodotti o servizi continueranno a leggere e quelle aziende con prodotti o servizi che non si applicano sapranno smettere di leggere.
Informazioni di base
Fornire sfondo sulla vostra organizzazione, i vostri obiettivi, e progetti simili che avete fatto in passato. Questa sezione darà ai potenziali appaltatori un’idea di chi sei e cosa rappresenti. Includi anche informazioni di contatto e informazioni di base sulle persone della tua azienda che esamineranno le proposte.,
Descrizione dettagliata del progetto
Ora spiega quale lavoro hai bisogno di fare o prodotti che devi ottenere. Se stai facendo un RFP per i servizi, ti consigliamo di includere un ambito di lavoro in dettaglio compiti specifici da eseguire e i risultati attesi.
Requisiti della proposta
Qui si descrivono in dettaglio le informazioni richieste nelle proposte presentate. Questa sezione è fondamentalmente un manuale di istruzioni per le aziende che risponderanno alla tua RFP, dicendo loro il tuo metodo di risposta preferito.,
Aspettative
Questa sezione delinea ciò che la tua azienda si aspetta dai fornitori in termini di comunicazione, prezzo, lavoro tempestivo e altri fattori importanti che possono aiutare a eliminare le proposte poco brillanti. Includendo informazioni sul budget disponibile, si può anche restringere i potenziali clienti che lavorano a prezzi più elevati.
Criteri di selezione
Spiega chiaramente nella tua richiesta i criteri utilizzati per determinare l’offerente vincitore., Con questa spiegazione, si riceverà una migliore, proposte più mirate – e renderà il vostro processo decisionale più facile se i fornitori non soddisfano questi criteri.
Timeline
Le timeline necessarie includono non solo la data di scadenza per le proposte, ma anche le date di scadenza entro le quali un contratto deve essere firmato e quando il lavoro o le forniture devono essere consegnati. Si consiglia inoltre di includere un programma di pagamento che funziona per il vostro business. È possibile utilizzare Lucidchart per progettare una timeline (simile al modello mostrato sopra) per i risultati finali.,
Distribuisci la RFP
Una volta completata la RFP e esaminata con tutti i principali stakeholder, distribuiscila ai potenziali rispondenti. Attualmente, il modo consigliato è quello di creare una pagina web del progetto che ospita tutte le informazioni rilevanti, tra cui una versione scaricabile dei documenti RFP. Invia un’e-mail che fornisce un’ampia panoramica ai potenziali fornitori e collega alla pagina Web del progetto contenente la RFP più dettagliata. Assicurati di includere le scadenze pertinenti e di restituire le informazioni di contatto in tutta la corrispondenza.,
Rivedere le risposte
Se hai seguito il processo fino a questo punto, le risposte dovrebbero essere versando in. È tempo di rivedere le proposte che hai ricevuto. Utilizzando i criteri dettagliati nella tua RFP, imposta un sistema di punteggio relativo al tuo particolare progetto, incluso il prezzo, per valutare le risposte. Una volta che hai ristretto il campo a due o tre potenziali fornitori valutando le loro proposte, probabilmente vorrai incontrarti di persona per avere una sensazione migliore per ciascun fornitore di servizi e restringere ulteriormente la tua scelta.,
Negoziare e firmare un contratto
La selezione di un fornitore non è la fine del processo. Una volta trovata la soluzione migliore dalle proposte e dagli incontri, è comunque necessario negoziare i termini—non solo il prezzo, ma anche i risultati e le scadenze—e giungere a un accordo finale con un contratto. Fino a quando entrambe le parti hanno concordato un contratto, la richiesta di processo di proposta non è finita. Potrebbe essere necessario tornare al passaggio precedente se non è possibile accettare i termini. Una volta che le linee tratteggiate proverbiali sono stati firmati, però, il processo è concluso e inizia il rapporto venditore.,
Utilizzando Lucidchart per semplificare il processo RFP
Durante l’intera procedura di richiesta di proposta, ti consigliamo di mantenere tutto correttamente documentato e organizzato—e mentre stai scrivendo la RFP stessa, includi grafici e diagrammi che dimostrano ciò che la tua azienda sta cercando.
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