När ditt företag kräver arbete eller leveranser från utomstående företag, framgången för ditt företag beror på att förfina din begäran om förslag (RFP) process. Utan en effektiv RFP-process på plats spenderar du extra tid och pengar att hitta företag som kan göra arbetet utanför ditt företags förmåga.
om du följer en effektiv RFP-process kommer du att ligga långt före dina konkurrenter när det gäller att locka företag som vill arbeta med dig.,
Vad är en begäran om förslag?
en begäran om förslag är ett dokument som begär förslag från externa organisationer eller entreprenörer för att tillhandahålla en vara eller tjänst., Exempel på RFP inkluderar retail företag som söker annonsbyråer för att skapa reklamkampanjer, ideella organisationer som söker hjälp med bidragsskrivning och statliga organisationer som begär förslag från entreprenörer för Kommunal byggnadskonstruktion.
eftersom det finns ett brett utbud av applikationer för RFP-processen finns det ingen exakt formel för framgång i varje inställning.,
RFP processteg
Även om det inte finns någon idiotsäker formel, efter begäran om förslag steg som beskrivs nedan kommer att ställa dig på rätt spår-särskilt eftersom du kan anpassa varje steg för just din organisation, med hjälp av Lucidchart att visualisera och dokumentera din specifika arbetsflöde på vägen.
montera ditt team
den första av begäran om förslag processsteg är att fastställa laget som ansvarar för RFP. Detta team bör omfatta viktiga intressenter, den person som faktiskt kommer att utarbeta RFP, de parter som kommer att granska RFP., Projektledaren ser till att RFP-processen håller sig på rätt spår, uppfyller tidsfrister och undviker potentiella vägspärrar.
utveckla en tidslinje
Efter att ha monterat ditt lag, samla alla för att upprätta en tidslinje för RFP-processen-när all nödvändig forskning ska göras, när det första RFP-utkastet ska slutföras, när viktiga intressenter behöver granska utkastet, när det slutliga RFP ska skickas ut och när du ska sluta ta svar. Använd Lucidchart för att dokumentera tidslinjen och begära förslag processflöde för alla att se.,
skriv RFP
med tidslinjer etablerade kan medlemmen i laget som är tilldelad att skriva RFP sedan göra all nödvändig forskning och utarbeta ett utkast till RFP., En framgångsrik RFP bör följa denna struktur för att fullt ut illustrera vad som förväntas av dem som kommer att svara på din RFP:
introduktion
precis som alla professionella dokument, din RFP bör innehålla en introduktion som lägger en grund för begäran att följa samtidigt snabbt sammanfatta vad läsaren hittar i resten av dokumentet.
förklara vem du är som organisation, vad du vill uppnå med RFP, och ge en sammanfattning av det arbete som behövs i några huvudpunkter, inklusive förfallodagen för förslag., Företag som ser RFP och är intresserade av att tillhandahålla produkter eller tjänster kommer att läsa på, och de företag med produkter eller tjänster som inte gäller vet att sluta läsa.
bakgrundsinformation
ge bakgrund till din organisation, dina mål och liknande projekt som du har gjort tidigare. Detta avsnitt kommer att ge potentiella entreprenörer en uppfattning om vem du är och vad du står för. Inkludera även kontaktuppgifter och bakgrundsinformation om de personer på ditt företag som kommer att granska förslag.,
detaljerad beskrivning av projektet
förklara nu vilket arbete du behöver göra eller produkter du behöver få. Om du gör en RFP för tjänster, du vill inkludera en omfattning av arbete som beskriver specifika uppgifter som ska utföras och de förväntade resultaten.
Förslagskrav
här beskriver du den information du behöver i inlämnade förslag. Det här avsnittet är i grunden en bruksanvisning för företag som kommer att svara på din RFP och berätta för dem din föredragna svarsmetod.,
förväntningar
det här avsnittet beskriver vad ditt företag förväntar sig av leverantörer när det gäller Kommunikation, Pris, aktuellt arbete och andra viktiga faktorer som kan bidra till att rensa ut svaga förslag. Genom att inkludera information om din tillgängliga budget kan du också begränsa potentiella kunder som arbetar med högre prispunkter.
urvalskriterier
förklara tydligt i din begäran om förslag de kriterier som används för att bestämma den vinnande budgivaren., Med denna förklaring får du bättre, mer riktade förslag—och det kommer att göra din beslutsprocess enklare om leverantörer inte uppfyller dessa kriterier.
tidslinjer
nödvändiga tidslinjer inkluderar inte bara förfallodagen för förslag utan även förfallodagar då ett kontrakt måste undertecknas och när arbete eller varor ska levereras. Du kanske också vill inkludera en betalningsplan som fungerar för ditt företag. Du kan använda Lucidchart för att utforma en tidslinje (liknande den mall som visas ovan) för att leverera.,
distribuera RFP
När du har slutfört RFP och granskat det med alla viktiga intressenter, distribuera den till potentiella respondenter. För närvarande är det rekommenderade sättet att skapa ett projekt webbsida som rymmer all relevant information, inklusive en nedladdningsbar version av dina RFP-dokument. Skicka ut ett e-postmeddelande som ger en bred översikt till potentiella leverantörer och länka till projektets webbsida som innehåller den mer detaljerade RFP. Var noga med att inkludera relevanta tidsfrister och returnera kontaktinformation i all korrespondens.,
granska svar
om du har följt processen fram till denna punkt, bör svaren hälla in. Det är dags att granska de förslag du har fått. Med hjälp av de kriterier du beskrivs i din RFP, ställa in ett poängsystem i samband med just ditt projekt, inklusive pris, för att utvärdera svar. När du har minskat ner det till två eller tre potentiella leverantörer genom att utvärdera sina förslag, vill du förmodligen träffas personligen för att få en bättre känsla för varje tjänsteleverantör och ytterligare begränsa ditt val.,
förhandla och underteckna ett kontrakt
att välja en leverantör är inte slutet på processen. När du väl har hittat den bästa passformen från förslagen och mötena behöver du fortfarande förhandla om villkor—inte bara pris utan också resultat och tidslinjer—och komma till ett slutligt avtal med ett kontrakt. Fram till dess att båda sidor har kommit överens om ett kontrakt, är Begäran om förslagsprocessen inte över. Du kanske måste gå tillbaka till föregående steg om du inte kan godkänna villkoren. När de ökända prickade linjerna har undertecknats, men processen avslutas och leverantörsförhållandet börjar.,
använda Lucidchart för att effektivisera din RFP-process
under hela begäran om förslagsprocessen vill du behålla allt ordentligt dokumenterat och organiserat—och när du skriver RFP själv, inkludera diagram och diagram som visar vad ditt företag letar efter.
registrera dig för ett gratis konto och använd Lucidchart för att skapa flödesscheman, checklistor och mer för att få din RFP-process att fungera smidigare än någonsin tidigare.