Når din virksomhed kræver arbejde eller leverancer fra eksterne virksomheder, succes for din virksomhed, afhænger af, raffinering din request for proposal (RFP) proces. Uden en effektiv RFP-proces på plads, bruger du ekstra tid og penge på at finde virksomheder, der kan udføre arbejdet uden for din virksomheds kapacitet.
Hvis du følger en effektiv RFP-proces, vil du være langt foran dine konkurrenter med at tiltrække virksomheder, der vil arbejde med dig.,
Hvad er en anmodning om forslag?
en anmodning om forslag er et dokument, der anmoder om forslag fra eksterne organisationer eller entreprenører til at levere en vare eller tjeneste., Eksempler på RFP ‘ er inkluderer detailvirksomheder, der anmoder om reklamebureauer om at oprette reklamekampagner, almennyttige organisationer, der søger hjælp til tilskudsskrivning, og regeringsorganisationer, der anmoder om forslag fra entreprenører til kommunal byggeri.
da der er en bred vifte af applikationer til RFP-processen, er der ingen nøjagtig formel for succes i hver indstilling.,
RFP procestrin
selvom der ikke er nogen idiotsikker formel, vil du følge anmodningen om forslagstrin, der er beskrevet nedenfor, sætte dig på det rigtige spor—især fordi du kan tilpasse hvert trin til din særlige organisation ved hjælp af Lucidchart til at visualisere og dokumentere din specifikke arbejdsgang undervejs.
Saml dit team
det første trin i processen med anmodning om forslag er at etablere det team, der er ansvarligt for RFP. Dette team skal omfatte centrale interessenter, den person, der rent faktisk vil udarbejde RFP, de parter, der vil gennemgå RFP., Projektlederen sørger for, at RFP-processen forbliver på sporet, overholder frister og undgår potentielle vejspærringer.
Udvikle en tidslinje
Efter at samle dit hold, til at bringe alle sammen til at etablere en tidslinje for RFP—processen-når alle nødvendige forskning skal være gjort, når første udkast til RFP skal være afsluttet, når de vigtigste interessenter er nødt til at gennemgå udkastet til, når den endelige RFP skal sendes ud, og hvornår du skal stoppe med at tage svarene. Brug Lucidchart at dokumentere tidslinjen og anmodning om forslag proces Flo.for alle at se.,
skriv RFP
når tidslinjer er etableret, kan medlemmet af teamet, der er tildelt til at skrive RFP, derefter gør enhver nødvendig forskning og udkast til RFP., En vellykket RFP skal følge denne struktur for fuldt ud at illustrere, hvad der forventes af dem, der vil svare på din RFP:
introduktion
som ethvert professionelt dokument skal din RFP indeholde en introduktion, der lægger et fundament for anmodningen om at følge, mens du også hurtigt opsummerer, hvad læseren finder i resten af dokumentet.
Forklar, hvem du er som organisation, hvad du vil opnå med RFP, og giv et resum.af det arbejde, der er nødvendigt på nogle få hovedpunkter, herunder forfaldsdatoen for forslag., Virksomheder, der ser RFP og er interesseret i at levere produkter eller tjenester, vil læse videre, og de virksomheder med produkter eller tjenester, der ikke gælder, ved at stoppe med at læse.
baggrundsinformation
Giv baggrund for din organisation, dine mål og lignende projekter, du har gjort i fortiden. Dette afsnit giver potentielle entreprenører en ID.om, hvem du er, og hvad du står for. Medtag også kontaktoplysninger og baggrundsoplysninger om de mennesker i din virksomhed, der vil gennemgå forslag.,
detaljeret beskrivelse af projektet
forklar nu, hvilket arbejde du har brug for udført eller produkter, du har brug for at få. Hvis du laver en RFP for tjenester, vil du medtage et arbejdsomfang, der beskriver specifikke opgaver, der skal udføres, og de forventede resultater.
Forslagskrav
Her detaljerer du de oplysninger, du har brug for i indsendte forslag. Dette afsnit er dybest set en brugsanvisning til virksomheder, der vil svare på din RFP, fortæller dem din foretrukne svarmetode.,
forventninger
dette afsnit beskriver, hvad din virksomhed forventer af leverandører med hensyn til kommunikation, pris, rettidig arbejde og andre vigtige faktorer, der kan hjælpe med at udslette glansløse forslag. Ved at inkludere oplysninger om dit tilgængelige budget, kan du også indsnævre potentielle kunder, der arbejder på højere prispoint.
udvælgelseskriterier
Forklar klart i din anmodning om forslag de kriterier, der bruges til at bestemme den vindende budgiver., Med denne forklaring får du bedre og mere målrettede forslag—og det vil gøre din beslutningsproces lettere, hvis leverandører ikke opfylder disse kriterier.
tidslinjer
nødvendige tidslinjer inkluderer ikke kun forfaldsdatoen for forslag, men også forfaldsdatoer, inden for hvilke en kontrakt skal underskrives, og hvornår arbejde eller forsyninger skal leveres. Du kan også medtage en betalingsplan, der fungerer for din virksomhed. Du kan bruge Lucidchart til at designe en tidslinje (svarende til skabelonen vist ovenfor) til leverancer.,
distribuere RFP
Når du har gennemført RFP og gennemgået det med alle vigtige interessenter, distribuere det til potentielle respondenter. I øjeblikket er den anbefalede måde at oprette en projekt webebside, der indeholder alle relevante oplysninger, herunder en Do .nloadbar version af dine RFP-dokumenter. Send en e-mail, der giver et bredt overblik til potentielle leverandører, og link til projektets weebside, der indeholder den mere detaljerede RFP. Sørg for at medtage relevante frister og returnere kontaktoplysninger i al korrespondance.,
anmeldelse svar
Hvis du har fulgt processen op til dette punkt, svarene skal hælde i. Det er tid til at gennemgå de forslag, du har modtaget. Brug de kriterier, du har beskrevet i din RFP, oprette et pointsystem relateret til netop dit projekt, herunder pris, at evaluere svar. Når du først har indsnævret det til to eller tre potentielle leverandører ved at evaluere deres forslag, vil du sandsynligvis mødes personligt for at få en bedre fornemmelse for hver tjenesteudbyder og yderligere indsnævre dit valg.,
forhandle og underskrive en kontrakt
valg af leverandør er ikke slutningen af processen. Når du har fundet den bedste pasform fra forslagene og møderne, skal du stadig forhandle vilkår—ikke kun pris, men også leverancer og tidslinjer—og komme til en endelig aftale med en kontrakt. Indtil begge parter har aftalt en kontrakt, er processen med anmodning om forslag ikke afsluttet. Du skal muligvis gå tilbage til det forrige trin, hvis du ikke kan acceptere vilkår. Når de ordsprogede stiplede linjer er underskrevet, selvom, processen afsluttes, og leverandørforholdet begynder.,
brug Lucidchart til at strømline din RFP—proces
gennem hele re .uest for proposal-processen vil du beholde alt korrekt dokumenteret og organiseret-og når du skriver selve RFP, skal du inkludere diagrammer og diagrammer, der viser, hvad din virksomhed leder efter.
Tilmeld dig en gratis konto, og brug Lucidchart til at oprette Flo .diagrammer, tjeklister og mere for at få din RFP-proces til at køre mere glat end nogensinde før.