Ha az üzleti munkát igényel, vagy kellékek külső cégek, a siker a cég attól függ, finomítás a kérelem javaslat (RFP) folyamat. Anélkül, hogy egy hatékony RFP folyamat helyett, akkor extra időt és pénzt találni a vállalatok, amelyek ezt a munkát kívül a cég képessége.
Ha egy hatékony RFP folyamatot követ, akkor jóval megelőzheti versenytársait abban, hogy vonzza azokat a vállalkozásokat, amelyek veled akarnak dolgozni.,
mi a javaslat iránti kérelem?
a javaslat iránti kérelem olyan dokumentum, amely külső szervezetek vagy vállalkozók javaslatait kéri árucikk vagy szolgáltatás nyújtására., Az RFP-k példái közé tartoznak a hirdetési ügynökségeket reklámkampányok létrehozására felszólító kiskereskedelmi vállalkozások, a támogatási írással segítséget kérő nonprofit szervezetek, valamint az önkormányzati építési vállalkozóktól javaslatokat kérő kormányzati szervezetek.
mivel az RFP folyamathoz sokféle alkalmazás létezik, nincs pontos képlet a sikerhez minden beállításban.,
AJÁNLATKÉRÉSI folyamat lépései
Amíg nincs bombabiztos formula követően a kérelmet, javaslatot lépéseket alábbiakban határozza meg a helyes úton—különösen azért, mert testreszabhatja egyes lépés az adott szervezet segítségével Lucidchart, hogy szemléltesse, valamint a dokumentum az adott munkafolyamat az út mentén.
szerelje össze a csapatot
a pályázati eljárás első lépése az RFP-ért felelős csapat létrehozása. Ennek a csapatnak tartalmaznia kell a kulcsfontosságú érdekelt feleket, az a személy, aki ténylegesen elkészíti az RFP-t, azokat a feleket, akik felülvizsgálják az RFP-t., A projektmenedzser gondoskodik arról, hogy az RFP folyamat jó úton haladjon, betartsa a határidőket, és elkerülje az esetleges útlezárásokat.
Dolgozzon ki egy idővonal
összeszerelését Követően a csapat, hogy mindenki együtt kell meghatározni az időpontot az AJÁNLATKÉRÉSI folyamat—ha szükséges kutatást kell végezni, amikor az első RFP-tervezetet kell kitölteni, ha a kulcsfontosságú érintettek kell, hogy vizsgálja felül a tervezet, ha az utolsó RFP kell küldött ki, amikor abbahagyja a válaszokat. A Lucidchart segítségével dokumentálhatja az idővonalat, valamint kérheti a javaslat folyamatfolyamát, hogy mindenki láthassa.,
Írj az RFP
A határidőket állapítanak meg, a tag a csapatot, hogy írjon az RFP lehet akkor tenni minden szükséges kutatás-tervezet az RFP., Egy sikeres RFP követnie kell ezt a struktúrát ahhoz, hogy teljes képet, hogy mi várható az, aki válaszol a RFP:
Bevezető
Mint bármely szakmai dokumentum, az RFP tartalmaznia kell egy bevezető, hogy olyan alapokat fektet le a kérését, hogy kövesse, miközben szintén gyorsan összefoglalva, mi az olvasó meg fogja találni a többi dokumentum.
magyarázza el, hogy ki vagy, mint szervezet, mit szeretne elérni az RFP-vel, majd adjon összefoglalót a szükséges munkáról néhány fő pontban, beleértve a pályázatok esedékességének dátumát., Azok a vállalatok, amelyek látják az RFP-t, és érdeklődnek a termékek vagy szolgáltatások nyújtása iránt, tovább fognak olvasni, és azok a vállalatok, amelyek nem alkalmazzák a termékeket vagy szolgáltatásokat, tudják, hogy abbahagyják az olvasást.
háttérinformációk
adjon hátteret a szervezetéhez, céljaihoz és hasonló projektjeihez, amelyeket a múltban végzett. Ez a szakasz ad potenciális vállalkozók egy ötlet, hogy ki vagy, és mit állni. Tartalmazza továbbá a kapcsolattartási információkat és a háttér-információkat a vállalatnál lévő személyekről, akik felülvizsgálják a javaslatokat.,
A projekt részletes leírása
most magyarázza el, milyen munkát kell elvégeznie, vagy termékeket kell beszereznie. Ha RFP szolgáltatást végez, akkor be kell vonnia egy munkaterületet, amely részletezi az elvégzendő feladatokat és a várható eredményeket.
javaslat követelmények
itt részletezi a benyújtott javaslatokban szükséges információkat. Ez a szakasz alapvetően egy használati útmutató a vállalatok számára, amelyek reagálnak az RFP-re, elmondva nekik a kívánt válaszmódszert.,
elvárások
Ez a szakasz felvázolja, hogy mit vár el vállalkozása a gyártóktól a kommunikáció, az ár, az időszerű munka és más fontos tényezők szempontjából, amelyek segíthetnek a hiányos javaslatok kiszűrésében. A rendelkezésre álló költségvetéssel kapcsolatos információk beillesztésével szűkítheti azokat a potenciális ügyfeleket is, akik magasabb áron dolgoznak.
kiválasztási kritériumok
világosan magyarázza el javaslatkérésében a nyertes ajánlattevő meghatározásához használt kritériumokat., Ezzel a magyarázattal jobb, célzottabb javaslatokat kap—és megkönnyíti a döntéshozatali folyamatot, ha a gyártók nem felelnek meg ezeknek a kritériumoknak.
határidők
a szükséges határidők nemcsak a pályázatok esedékességének dátumát tartalmazzák, hanem a szerződés aláírásának esedékességét is, valamint a munka vagy az ellátás szállításának időpontját is. Azt is szeretné, hogy tartalmazza a fizetési ütemtervet, hogy működik az üzleti. A Lucidchart segítségével megtervezhet egy idővonalat (hasonlóan a fent látható sablonhoz) a kézbesítésekhez.,
az RFP
terjesztése miután befejezte az RFP-t, és áttekintette azt az összes kulcsfontosságú érdekelt féllel, terjessze azt a potenciális válaszadóknak. Jelenleg az ajánlott módszer egy olyan projekt weboldal létrehozása, amely tartalmazza az összes releváns információt, beleértve az RFP-dokumentumok letölthető verzióját. Küldjön egy e-mailt, amely átfogó áttekintést nyújt a potenciális szállítóknak, valamint link a projekt weboldalára, amely tartalmazza a részletesebb RFP-t. Ügyeljen arra, hogy tartalmazza a vonatkozó határidőket, valamint vissza elérhetőségét minden levelezés.,
vélemények áttekintése
Ha eddig a pontig követte a folyamatot, a válaszokat be kell önteni. Itt az ideje, hogy felülvizsgálja a kapott javaslatokat. Az RFP-ben részletezett kritériumok alapján állítson be egy pontozási rendszert az adott projekthez, beleértve az árat is, a válaszok értékeléséhez. Miután leszűkítette le, hogy két vagy három potenciális gyártók értékelésével javaslataikat, akkor valószínűleg szeretné, hogy megfeleljen személyesen, hogy jobban érzi magát minden szolgáltató, és tovább szűkíti a választás.,
alkudozás és szerződés aláírása
a szállító kiválasztása nem a folyamat vége. Miután megtalálta a legjobb illeszkedést a javaslatok és találkozók, akkor is meg kell tárgyalni feltételek – nem csak az ár, hanem a szállítható és határidők—, és jön a végső megállapodás a szerződést. Amíg mindkét fél nem állapodott meg a szerződésről, a pályázati eljárás nem ért véget. Lehet, hogy vissza kell térnie az előző lépéshez, ha nem tudja elfogadni a feltételeket. Miután a közmondásos pontozott vonalak aláírták, bár, a folyamat lezárult, és az eladó kapcsolat kezdődik.,
A Lucidchart használatával az RFP folyamat egyszerűsítéséhez
a pályázati folyamat teljes egészében meg akarja tartani mindent megfelelően dokumentált és szervezett módon – és ahogy maga írja az RFP-t, tartalmazzon diagramokat és diagramokat, amelyek bemutatják, hogy mit keres a vállalat.
iratkozzon fel egy ingyenes fiókra, és használja a Lucidchart-ot a folyamatábrák, ellenőrző listák létrehozásához, valamint még több, hogy az RFP folyamata zökkenőmentesebb legyen, mint valaha.