wanneer uw bedrijf werk of leveringen van externe bedrijven nodig heeft, hangt het succes van uw bedrijf af van het verfijnen van uw request for proposal (RFP) proces. Zonder een effectief RFP-proces besteed je extra tijd en geld aan het vinden van bedrijven die het werk buiten de mogelijkheden van je bedrijf kunnen doen.
Als u een efficiënt RFP-proces volgt, bent u uw concurrenten ver voor in het aantrekken van bedrijven die met u willen werken.,
Wat is een verzoek om een voorstel?
Een request for proposal is een document dat voorstellen van externe organisaties of contractanten vraagt om een goed of dienst te leveren., Voorbeelden van RFP ‘ s zijn retailbedrijven die advertentiebureaus vragen om reclamecampagnes te creëren, non-profit organisaties die hulp zoeken bij het schrijven van subsidies en overheidsorganisaties die voorstellen vragen van aannemers voor de bouw van gemeentelijke gebouwen.
omdat er een breed scala aan toepassingen voor het RFP-proces is, is er geen exacte formule voor succes in elke instelling.,
RFP—processtappen
hoewel er geen waterdichte formule is, zal het volgen van de onderstaande stappen voor het aanvragen van voorstellen u op het juiste spoor zetten-vooral omdat u elke stap kunt aanpassen voor uw specifieke organisatie, met behulp van Lucidchart om uw specifieke workflow te visualiseren en documenteren.
Stel uw team samen
de eerste stappen van het verzoek om een voorstel proces is om het team dat verantwoordelijk is voor de RFP. Dit team moet de belangrijkste belanghebbenden omvatten, de persoon die de RFP daadwerkelijk zal opstellen, de partijen die de RFP zullen herzien., De projectmanager zorgt ervoor dat het RFP-proces op koers blijft, deadlines haalt en mogelijke wegversperringen vermijdt.
Ontwikkel een tijdlijn
na het samenstellen van uw team, breng iedereen samen om een tijdlijn voor het RFP—proces vast te stellen-wanneer noodzakelijk onderzoek moet worden gedaan, wanneer het eerste RFP-ontwerp moet worden voltooid, wanneer belangrijke belanghebbenden het ontwerp moeten herzien, wanneer de definitieve RFP moet worden verzonden, en wanneer u moet stoppen met het nemen van antwoorden. Gebruik Lucidchart om de tijdlijn en de processtroom voor aanvragen te documenteren zodat iedereen ze kan zien.,
schrijf de RFP
met tijdlijnen vastgesteld, kan het lid van het team dat de RFP moet schrijven doe het nodige onderzoek en stel de RFP op., Een succesvolle RFP zou deze structuur moeten volgen om volledig te illustreren wat er wordt verwacht van degenen die op uw RFP zullen reageren:
Inleiding
zoals elk professioneel document, moet uw RFP een inleiding bevatten die de basis legt voor het verzoek om te volgen, terwijl u ook snel een samenvatting geeft van wat de lezer in de rest van het document zal vinden.
leg uit wie u bent als organisatie, wat u wilt bereiken met de RFP, en geef een samenvatting van het werk dat nodig is in een paar belangrijke punten, inclusief de vervaldatum voor voorstellen., Bedrijven die de RFP zien en geïnteresseerd zijn in het leveren van producten of diensten zullen verder lezen, en die bedrijven met producten of diensten die niet van toepassing zijn zullen weten om te stoppen met lezen.
achtergrondinformatie
geef achtergrondinformatie over uw organisatie, uw doelen en soortgelijke projecten die u in het verleden hebt gedaan. Dit gedeelte geeft potentiële aannemers een idee van wie je bent en waar je voor staat. Neem ook contactgegevens en achtergrondinformatie op over de mensen bij uw bedrijf die voorstellen zullen beoordelen.,
gedetailleerde beschrijving van het project
leg nu uit welk werk u moet doen of welke producten u moet verkrijgen. Als u een RFP voor diensten doet, wilt u een werkgebied opnemen waarin de specifieke taken die moeten worden uitgevoerd en de verwachte resultaten worden beschreven.
Proposal requirements
Hier geeft u de informatie die u nodig heeft in ingediende voorstellen. Deze sectie is in principe een handleiding voor bedrijven die zullen reageren op uw RFP, vertellen hen uw voorkeur reactie methode.,
verwachtingen
Dit gedeelte schetst wat uw bedrijf verwacht van Leveranciers in termen van Communicatie, Prijs, tijdig werken en andere belangrijke factoren die kunnen helpen om onkruid uit lackluster voorstellen. Door het opnemen van informatie over uw beschikbare budget, kunt u ook beperken potentiële klanten die werken tegen hogere prijspunten.
selectiecriteria
leg in uw aanvraag voor een voorstel duidelijk de criteria uit die worden gebruikt om de winnende bieder te bepalen., Met deze uitleg ontvangt u betere, meer gerichte voorstellen—en het zal uw besluitvormingsproces gemakkelijker maken als leveranciers niet aan deze criteria voldoen.
tijdschema ’s
noodzakelijke tijdschema’ s omvatten niet alleen de vervaldatum voor voorstellen, maar ook vervaldata waarop een contract moet worden ondertekend en wanneer werken of leveringen moeten worden geleverd. U kunt ook een betalingsschema dat werkt voor uw bedrijf op te nemen. U kunt Lucidchart gebruiken om een tijdlijn te ontwerpen (vergelijkbaar met de sjabloon hierboven) voor deliverables.,
distribueer de RFP
zodra u de RFP hebt voltooid en beoordeeld met alle belangrijke belanghebbenden, distribueer het aan potentiële respondenten. Momenteel, de aanbevolen manier is om een project webpagina die alle relevante informatie herbergt, met inbegrip van een downloadbare versie van uw RFP-documenten te maken. Stuur een e-mail met een breed overzicht naar potentiële leveranciers, en link naar de webpagina van het project met de meer gedetailleerde RFP. Zorg ervoor dat u relevante deadlines en contactinformatie terug te sturen in alle correspondentie.,
Reviewreacties
Als u het proces tot op dit punt hebt gevolgd, moeten de reacties binnenstromen. Het is tijd om de voorstellen die je hebt ontvangen te herzien. Met behulp van de criteria die u in uw RFP, het opzetten van een scoresysteem met betrekking tot uw specifieke project, met inbegrip van de prijs, om de reacties te evalueren. Zodra je het hebt teruggebracht tot twee of drie potentiële leveranciers door het evalueren van hun voorstellen, zult u waarschijnlijk wilt ontmoeten in persoon om een beter gevoel voor elke dienstverlener en verder te beperken uw keuze.,
onderhandel en onderteken een contract
het selecteren van een leverancier is niet het einde van het proces. Zodra u de beste pasvorm van de voorstellen en vergaderingen hebt gevonden, moet u nog steeds voorwaarden onderhandelen—niet alleen prijs, maar ook deliverables en tijdschema ‘ s—en tot een definitieve overeenkomst komen met een contract. Totdat beide partijen overeenstemming hebben bereikt over een contract, is de procedure voor het indienen van voorstellen nog niet voorbij. Je moet misschien terug naar de vorige stap als je niet akkoord kunt gaan met de Voorwaarden. Zodra de spreekwoordelijke stippellijnen zijn ondertekend, echter, het proces is voltooid en de verkoper relatie begint.,
door Lucidchart te gebruiken om uw RFP—proces te stroomlijnen
gedurende het hele proces van het verzoek om een voorstel, wilt u alles goed gedocumenteerd en georganiseerd houden-en terwijl u de RFP zelf schrijft, grafieken en diagrammen opnemen die aantonen waar uw bedrijf naar op zoek is.
Meld u aan voor een GRATIS account en gebruik Lucidchart om flowcharts, checklists en meer aan te maken om uw RFP-proces soepeler te laten verlopen dan ooit tevoren.