quando o seu negócio requer trabalho ou Suprimentos de empresas externas, o sucesso da sua empresa depende de refinar o processo de pedido de proposta (RFP). Sem um processo eficaz de PFR no lugar, você vai gastar tempo extra e encontrar dinheiro empresas que podem fazer o trabalho fora da capacidade de sua empresa.
Se você seguir um processo eficiente de PFR, você estará bem à frente de seus concorrentes em atrair empresas que querem trabalhar com você.,
o Que é um pedido para que a proposta?um pedido de proposta é um documento que solicita propostas de organizações externas ou contratantes para fornecer uma mercadoria ou serviço., Exemplos de RFPs incluem empresas de varejo que solicitam agências de publicidade para criar campanhas publicitárias, organizações sem fins lucrativos que procuram assistência com a escrita de subsídios, e organizações governamentais que solicitam propostas de empreiteiros para a construção de edifícios municipais.
porque existe uma ampla gama de aplicações para o processo RFP, não existe uma fórmula exata para o sucesso em todas as configurações.,
processo de RFP passos
Enquanto não há nenhuma fórmula infalível, após a solicitação de proposta de passos descritos abaixo será fixado no caminho certo, especialmente porque você pode personalizar cada passo para a sua organização particular, usando Cademeuuisque para visualizar e documentar o seu fluxo de trabalho específico ao longo do caminho.
Reúna a sua equipa
a primeira das etapas do processo de pedido de proposta é estabelecer a equipa responsável pelo PFR. Esta equipe deve incluir os principais interessados, a pessoa que vai realmente elaborar o PFR, as partes que vão rever o PFR., O gerente de projeto garante que o processo RFP permanece no caminho certo, cumpre prazos e evita potenciais bloqueios de estradas.
desenvolva uma linha do tempo
Depois de reunir a sua equipa, reúna todos para estabelecer uma linha do tempo para o processo RFP-quando qualquer investigação necessária deve ser feita, quando o primeiro rascunho RFP deve ser concluído, quando as principais partes interessadas precisam rever o rascunho, quando o RFP final deve ser enviado, e quando você deve parar de tomar respostas. Use Lucidchart para documentar a linha do tempo e pedido de fluxo de processo de proposta para todos verem.,
Escrever o RFP
Com prazos estabelecidos, o membro da equipe designado a escrever a RFP pode, então, necessário fazer qualquer investigação e a elaboração da RFP., O sucesso de um RFP deve seguir a seguinte estrutura totalmente ilustrar o que é esperado de quem vai responder ao seu RFP:
Introdução
Como qualquer documento profissional, o seu RFP deve incluir uma introdução, que estabelece uma base para o pedido para seguir enquanto também rapidamente resumindo o que o leitor vai encontrar no resto do documento.
explique quem você é como uma organização, o que você quer alcançar com o PAM, e forneça um resumo do trabalho necessário em alguns pontos principais, incluindo a data limite para as propostas., As empresas que vêem o PFR e estão interessadas em fornecer produtos ou serviços irão ler, e as empresas com produtos ou serviços que não se aplicam saberão parar de ler.
informação de base
forneça informação de base sobre a sua organização, os seus objectivos e projectos semelhantes que tenha feito no passado. Esta secção dará aos potenciais empreiteiros uma ideia de quem você é e do que representa. Também incluir informações de contato e informações de fundo sobre as pessoas em sua empresa que estarão revendo propostas.,
descrição pormenorizada do projecto
agora explique o trabalho que necessita ou os produtos que necessita de obter. Se você está fazendo um PFR para serviços, você vai querer incluir um escopo de trabalho detalhando tarefas específicas a serem realizadas e os resultados esperados.
requisitos da proposta
Aqui você detalhar as informações que você necessita nas propostas apresentadas. Esta seção é basicamente um manual de instruções para as empresas que irão responder ao seu PFR, dizendo-lhes o seu método de resposta preferido.,
expectativas
Esta secção descreve o que o seu negócio espera dos Fornecedores em termos de Comunicação, Preço, trabalho atempado, e outros factores importantes que podem ajudar a eliminar as propostas sem brilho. Ao incluir informações sobre o seu orçamento disponível, você também pode reduzir clientes potenciais que trabalham em pontos de preço mais elevados.
critérios de selecção
explique claramente no seu pedido de proposta os critérios utilizados para determinar o proponente vencedor., Com esta explicação, você receberá propostas melhores e mais direcionadas—e tornará o seu processo de decisão mais fácil se os vendedores não atenderem a esses critérios.os prazos necessários incluem não só a data limite para as propostas, mas também as datas limite para a assinatura de um contrato e para a entrega de obras ou fornecimentos. Você também pode querer incluir um calendário de pagamento que funciona para o seu negócio. Você pode usar Lucidchart para projetar uma linha do tempo (semelhante ao modelo mostrado acima) para entregas.,
distribua o PFP
Depois de ter completado o PfP e o revisado com todas as partes interessadas, distribua-o aos potenciais respondentes. Atualmente, a forma recomendada é criar uma página web do projeto que abriga todas as informações relevantes, incluindo uma versão para download de seus documentos RFP. Envie um e-mail fornecendo uma visão geral ampla para potenciais fornecedores, e link para a página web do projeto contendo o RFP mais detalhado. Não se esqueça de incluir os prazos relevantes e de devolver os dados de contacto em toda a correspondência.,se você seguiu o processo até este ponto, as respostas devem ser derramadas. Está na hora de rever as propostas que recebeu. Usando os critérios detalhados em seu PFR, configure um sistema de pontuação relacionado ao seu projeto particular, incluindo o preço, para avaliar as respostas. Uma vez que você tenha reduzido para dois ou três potenciais fornecedores, avaliando suas propostas, você provavelmente vai querer se encontrar pessoalmente para obter uma melhor sensação para cada provedor de serviços e ainda mais reduzir a sua escolha.,
negociar e assinar um contrato
seleccionar um vendedor não é o fim do processo. Uma vez que você tenha encontrado o melhor ajuste das propostas e reuniões, você ainda precisa negociar termos—não só preço, mas também prestações e prazos—e chegar a um acordo final com um contrato. Até que ambas as partes tenham chegado a acordo sobre um contrato, o processo de pedido de proposta ainda não terminou. Você pode ter que voltar para o passo anterior se você não pode concordar com os Termos. Uma vez que as linhas pontilhadas proverbiais tenham sido assinadas, entretanto, o processo é concluído e a relação de vendedor começa.,
Usando Cademeuuisque para agilizar o seu processo de RFP
Durante a totalidade do processo de pedido de orçamento, você vai querer manter tudo devidamente documentado e organizado—e como você está escrevendo o RFP si, incluem diagramas e gráficos que demonstram o que a sua empresa procura.
Inscreva-se para uma conta livre e use Lucidchart para criar os fluxogramas, listas de verificação e mais para fazer o seu processo RFP correr mais suavemente do que nunca.